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本政策规定了 COMPONENTSOURCE GROUP 的义务，该集团由在英格兰、爱尔兰共和国、荷兰（分支机构）、美利坚合众国和日本注册的公司组成（“ComponentSource”或“本公司”），内容涉及 ComponentSource 按照其所在或开展业务的司法管辖区内适用的数据保护法律收集、持有和处理的个人数据的保留事宜，尤其包括 欧盟条例 2016/679《通用数据保护条例》（“GDPR”）、英国《通用数据保护条例》和英国《2018 年数据保护法》（统称“UK GDPR”）、欧盟-美国数据隐私框架及其英国扩展、由美国商务部运营的自我认证计划（“DPF”），以及经修订的《2018 年加州消费者隐私法案》（Cal.Civ.Code 1798.100 至 1798.199）（“CCPA”）。在其他适用的数据保护法律与 GDPR、UK GDPR、DPF 或 CCPA 实质相似的范围内，本政策将作合理解释，以适用于此类其他司法管辖区和法律。
适用的数据保护法律将“个人数据”定义为与已识别或可识别的自然人（数据主体）相关的任何信息；可识别的自然人是指可直接或间接识别的人，尤其可通过姓名、街道或电子邮件地址、电话号码、识别号码、位置数据、在线标识符，或与该自然人的身体、生理、遗传、心理、经济、文化或社会身份相关的一个或多个特定因素来识别。
根据适用的数据保护法律，个人数据必须以能够识别数据主体的形式保存，其保存时间不得超过处理该个人数据之目的所必需的期限。在某些情况下，若该数据用于符合公共利益的归档目的、统计目的，或适用的数据保护法律以其他方式允许，则可保存更长时间（但须实施适用的数据保护法律要求的适当技术和组织措施以保护该数据）。
此外，适用的数据保护法律包括删除权或“被遗忘权”。在以下情况下，数据主体有权要求删除其个人数据（并禁止处理该个人数据）：
a) 当个人数据已不再为其最初收集或处理的目的所必需（见上文）；
b) 当数据主体撤回其同意时；
c) 当数据主体反对处理其个人数据且本公司没有压倒性的合法利益时；
d) 当个人数据被非法处理（即违反适用的数据保护法律）时；
e) 当个人数据必须被删除以遵守法律义务时。
本政策规定了 ComponentSource 为向软件应用开发者提供许可软件工具和组件这一业务目的而持有的个人数据类型、该等个人数据应保留的期限、确定和审查该等期限的标准，以及何时以及如何删除或以其他方式处置该等数据。
有关数据保护和遵守适用数据保护法律的其他方面的更多信息，请参阅本公司的 数据保护政策。
2.1 本政策的主要目标是规定个人数据保留的限制，并确保遵守这些限制，以及数据主体进一步的删除权。进一步来说，本政策旨在确保本公司全面遵守其在适用数据保护法律下的义务以及数据主体的权利。
2.2 除保障适用数据保护法律项下数据主体的权利外，通过确保 ComponentSource 不会保留过多数据，本政策还旨在提高数据管理的速度和效率。
3.1 本政策适用于 ComponentSource 持有的所有个人数据，以及代表本公司处理个人数据的第三方数据处理者（“分处理者”）处理的个人数据。
3.2 ComponentSource 或其分处理者所持有的个人数据以以下方式并存储于以下地点：
a) 本公司的服务器，位于英国、爱尔兰、荷兰、日本和美国；
b) 由分处理者运营的第三方服务器（包括但不限于 Amazon、Microsoft、Google Analytics、Segment、Woopra、Inspectlet、LiveChat），位于全球各司法管辖区；但如果不在英国、爱尔兰、日本或美国，则须受在适用数据保护法律下被视为充分的数据保护法律管辖；
c) 永久位于本公司在英国、爱尔兰、荷兰、日本和美国的场所内的计算机；
d) 本公司提供给其员工的笔记本电脑及其他移动设备；
e) 员工、代理和分包商拥有的计算机和移动设备；
f) 存储在英国、爱尔兰、荷兰、日本和美国的纸质记录。
ComponentSource 持有的所有个人数据均按照适用数据保护法律的要求及其项下的数据主体权利予以持有，具体见本公司的 数据保护政策。
4.1 数据主体将充分知悉其权利、本公司持有的关于其的个人数据、该等个人数据如何使用（见本公司 数据保护政策 第 12 和第 13 节），以及本公司将保留该个人数据多长时间（或在无法确定固定保留期限时，决定数据保留期限的标准）。
4.2 除非 ComponentSource 有合理理由拒绝删除个人数据，或该个人数据仅涉及 ComponentSource 内部记录，且仅记载删除（请求和遵从）的情况，或删除会损害本公司反欺诈系统的有效运行，否则数据主体可对本公司持有的其个人数据行使控制权，包括要求更正不正确数据的权利、要求删除或以其他方式处置其个人数据的权利（尽管本数据保留政策另有规定的保留期限），限制本公司使用其个人数据的权利，以及与自动化决策和画像有关的进一步权利，具体见本公司 数据保护政策 第 14 至第 19 节。
5.1 ComponentSource 已采取以下技术措施以保护个人数据的安全。更多详情请参阅本公司 数据保护政策 第 21 至第 25 节：
a) 所有个人数据的纸质副本以及存储在物理介质上的任何电子副本都应妥善安全存放；
b) 未经授权，不得向任何员工、代理、承包商或其他方传输任何个人数据，无论该等方是否代表 ComponentSource 工作；
c) 个人数据在任何时候都必须谨慎处理，敏感个人数据不得无人看管或暴露在视线中；
d) 用于查看敏感个人数据的计算机在无人看管时必须始终锁定；
e) 未经本公司数据保护经理正式书面批准，任何敏感个人数据都不得存储在任何移动设备上，无论该设备是否属于本公司；且一旦获得批准，必须严格按照批准时说明的所有指示和限制执行，并且存储时间不得超过绝对必要期限；
f) 不得将任何个人数据传输到员工个人拥有的任何设备；仅当代理、承包商或其他代表本公司工作的方已同意完全遵守本公司的 数据保护政策 和适用数据保护法律（在欧盟、英国、美国或日本以外被视为充分的情况下）时，方可将个人数据传输到该方拥有的设备上；
g) 所有以电子方式存储的个人数据应至少每周备份一次，备份应同时存放于现场和异地。所有异地备份都应加密；
h) 所有个人数据的电子副本都应使用密码安全存储；
i) 用于保护个人数据的所有密码都应定期更改，并且必须安全。密码不得使用容易被猜到或以其他方式被破解的词语或短语。建议所有密码都应包含大写字母、小写字母、数字和符号的组合。
j) 在任何情况下，密码都不得书写或共享。如果忘记了密码，必须使用适用的方法重置。本公司的 IT 员工无权访问密码；
k) 在合理可行的情况下，所有软件都应保持最新。与安全相关的更新应在合理可行的情况下尽快在可用后安装；
l) 未经事先批准，不得在任何本公司拥有的计算机或设备上安装任何软件；且
m) 当本公司持有的个人数据用于营销目的时，本公司数据保护经理有责任确保取得适当同意，并确保没有任何数据主体选择退出。
5.2 本公司已采取以下组织性措施以保护个人数据的安全。更多详情请参阅本公司 数据保护政策 第 26 节：
a) 所有员工及其他代表 ComponentSource 工作的方都必须充分了解其个人责任以及本公司在适用数据保护法律和本公司 数据保护政策 下的责任；
b) 只有需要访问和使用个人数据以履行其工作职责的员工及其他代表 ComponentSource 工作的方，才应有权访问本公司持有的个人数据；
c) 所有代表 ComponentSource 处理个人数据的员工及其他方都将接受适当培训；
d) 所有代表 ComponentSource 处理个人数据的员工及其他方都将受到适当监督；
e) 所有代表 ComponentSource 处理个人数据的员工及其他方在讨论任何与个人数据有关的工作时都必须始终谨慎小心；
f) 收集、持有和处理个人数据的方法应定期评估和审查；
g) 代表 ComponentSource 处理个人数据的员工及其他方的工作表现应定期评估和审查；
h) 所有代表 ComponentSource 处理个人数据的员工及其他方都将受合同约束，必须遵守适用数据保护法律和本公司 数据保护政策；
i) 所有代表 ComponentSource 处理个人数据的代理、承包商或其他方都必须确保所有相关员工承担与本公司相关员工因适用数据保护法律和本公司 数据保护政策 而产生的相同条件；
j) 如果任何代表本公司处理个人数据的代理、承包商或其他方未能履行其在适用数据保护法律和/或本公司 数据保护政策 下的义务，应尽一切合理努力在合同中要求该方就可能因该未履行义务而产生的任何成本、责任、损害、损失、索赔或诉讼对本公司进行赔偿并使其免受损害。
在本政策第 7 节下文所列数据保留期限届满时，或当数据主体行使其要求删除其个人数据的权利时，必须按如下方式删除、销毁或以其他方式处置个人数据：
6.1 包括敏感个人数据在内的、以电子方式存储的个人数据（包括任何及所有备份）必须安全删除；
6.2 包括敏感个人数据在内的、以纸质形式存储的个人数据必须粉碎；
7.1 如上所述，并且依法律要求，ComponentSource 不得将任何个人数据保留超过考虑到收集、持有和处理该等数据之目的所必需的时间。
7.2 用于不同目的的不同类型个人数据，必然会保留不同期限（并定期审查其保留情况），如下所述。
7.3 在确定和/或审查保留期限时，必须考虑以下因素：
a) 本公司的目标以及合法或合理要求；
b) 相关个人数据的类型；
c) 收集、持有和处理相关数据的目的；
d) 本公司收集、持有和处理该数据的法律依据；
e) 该数据所涉及的数据主体类别；
f) 为保护本公司业务、出版商和客户而实施并维持有效反欺诈程序的需要。
7.4 如果某一特定类型的数据无法确定精确的保留期限，则必须制定确定该数据保留方式的标准，从而确保相关数据及其保留情况能够根据这些标准定期审查。
7.5 尽管下文规定了保留期限，但在本公司作出决定的情况下（无论是响应数据主体的请求还是其他原因），某些个人数据可在其规定保留期届满前被删除或以其他方式处置。
7.6 在有限情况下，如果保留个人数据是出于符合公共利益的归档目的、科学或历史研究目的，或统计目的，则也可能需要保留更长时间。所有此类保留都须实施适当的技术和组织措施，以保护数据主体的权利和自由，正如适用数据保护法律所要求的那样。
| 数据参考 | 数据类型 | 数据用途 | 通常保留期限 |
|---|---|---|---|
| Customer | Name | Quote creation, order processing, authentication & software delivery | 自最后一份合同或许可到期之日起 7 年 |
| Customer | Organisation Name and Type | Customer registration, quote creation, order processing, authentication & software delivery | 自最后一份合同或许可到期之日起 7 年 |
| Customer | Address (including street, county/state, zip or post code, country) | Quote creation, order processing, authentication & software delivery, paper catalogue delivery, promotional item delivery (coffee mug) | 自最后一份合同或许可到期之日起 7 年 |
| Customer | Email Address | Customer registration, quote creation, order processing, authentication & software delivery, Product news, customer email newsletter delivery, customer communications | 自最后一份合同或许可到期之日起 7 年 |
| Customer | Telephone Number | Quote creation, order processing & software delivery, customer communications | 自最后一份合同或许可到期之日起 7 年 |
| Customer | IP Address | Quote creation, order processing, authentication, payment processing & software delivery | 自最后一份合同或许可到期之日起 7 年 |
| Customer | Bank Account Numbers, Sort Code, Account Name | Order processing and payment processing | 自最后一份合同或许可到期之日起 7 年 |
| Customer | Credit/Debit Card Number, Card Holder Name, Expiry Date and CV2 number (CV2 is only used per transaction and never stored) | Order processing, payment processing, authentication & verification | 自最后一份合同或许可到期之日起 7 年 |
| End User Licensee | Name (if different from Customer) | Quote creation, order processing, authentication & software delivery | 自最后一份合同或许可到期之日起 7 年 |
| End User Licensee | Organisation Name and Type | Licensee registration with Publisher, quote creation, order processing, authentication & software delivery | 自最后一份合同或许可到期之日起 7 年 |
| End User Licensee | Address (including street, county/state, zip or post code, country) | Quote creation, order processing, authentication & software delivery | 自最后一份合同或许可到期之日起 7 年 |
| End User Licensee | Email Address | Quote creation, order processing, authentication, & software delivery, licensee communications | 自最后一份合同或许可到期之日起 7 年 |
| End User Licensee | Telephone Number | Quote creation, order processing & software delivery, licensee communications | 自最后一份合同或许可到期之日起 7 年 |
| End User Licensee | IP Address | Quote creation, order processing, authentication, payment processing & software delivery | 自最后一份合同或许可到期之日起 7 年 |
| Publisher | Name, Address, Email Address, Telephone Number, Bank Account Details | Order processing, payment processing & software delivery | 自最后一份合同或许可到期之日起 7 年 |
| Supplier | Name, Address, Email Address, Telephone Number, Bank Account Details | Order processing, payment processing & software delivery | 自最后一份合同或许可到期之日起 7 年 |
| Shareholder | Name, Address, Email Address, Telephone Number, Bank Account Details | Shareholder communications, company returns & registers, plus payment processing | 自所有持股终止之日起 7 年 |
| Employee / Director / Contractor | Name, Address, Email Address, Telephone Number, National Insurance Number, Tax Codes, Bank Account Details and all other information required in connection with the operation and administration of their employment contracts | Data usage in the individual Privacy Notice Schedules to their Employment Contracts or Contracts of Engagement | 自合同终止之日起 7 年 |
8.1 ComponentSource 数据保护经理 Nigel Farnworth 的联系方式为 dpm@componentsource.com，电话 +44 (118) 982 2108 或 +1 (770) 250 6105。
8.2 数据保护经理负责监督本政策的实施，并监控对本政策、本公司其他与数据保护相关政策（包括但不限于其 数据保护政策）以及适用数据保护法律的遵守情况。
8.3 数据保护经理将直接负责确保本公司各部门遵守上述数据保留期限。
8.4 有关本政策、个人数据保留或适用数据保护法律合规的任何其他事项的问题，应提交给数据保护经理。
本政策自 2023 年 11 月 1 日起视为生效。
本政策已获批准并授权，批准人如下：
| 姓名： | Harry Kelly |
| 职位： | 集团总监 |
| 日期： | 2024 年 11 月 1 日 |
| 复审日期： | 2025 年 10 月 31 日 |
CSDataRetention 11/2023