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本政策規定 COMPONENTSOURCE GROUP 的義務，該集團由在英格蘭、愛爾蘭共和國、荷蘭（分公司）、美利堅合眾國及日本註冊的公司組成（「ComponentSource」或「本公司」），涉及依據適用資料保護法律，對 ComponentSource 在其所在或營運業務之司法管轄區內所收集、持有及處理之個人資料的保留事宜，特別包括 歐盟法規 2016/679《一般資料保護規則》（「GDPR」）、英國《一般資料保護規則》及英國《2018 年資料保護法》（統稱「UK GDPR」）、EU-US 資料隱私框架及其英國延伸版、由美國商務部運作的自我認證計畫（「DPF」），以及經修訂的《2018 年加州消費者隱私法》（Cal.Civ.Code 1798.100 至 1798.199）（「CCPA」）。若其他適用資料保護法律與 GDPR、UK GDPR、DPF 或 CCPA 實質相似，則本政策將作合理解釋，以適用於該等其他司法管轄區及法律。
適用資料保護法律將「個人資料」定義為與已識別或可識別之自然人（資料當事人）有關的任何資訊；可識別之自然人是指可直接或間接識別之人，特別是藉由參照姓名、街道地址或電子郵件地址、電話號碼、識別號、位置資料、線上識別碼，或該自然人之身體、生理、遺傳、心理、經濟、文化或社會身分之特定一項或多項因素而識別。
依適用資料保護法律，個人資料必須以可識別資料當事人之形式保存，且保存時間不得超過為處理該個人資料之目的所必需者。於某些情況下，若該資料係為符合公共利益之歸檔目的、統計目的，或適用資料保護法律另行允許之其他目的而處理，則個人資料得保存較長期間（惟須實施適用資料保護法律所要求之適當技術與組織措施，以保護該資料）。
此外，適用資料保護法律亦包含刪除權或「被遺忘權」。在下列情況下，資料當事人有權要求刪除其個人資料（並停止處理該個人資料）：
a) 當個人資料已不再為原先收集或處理之目的所需時（見上文）；
b) 當資料當事人撤回其同意時；
c) 當資料當事人反對其個人資料之處理且本公司無凌駕之正當利益時；
d) 當個人資料係非法處理（即違反適用資料保護法律）時；
e) 當為遵守法律義務而必須刪除個人資料時。
本政策說明 ComponentSource 基於向軟體應用程式開發者提供授權軟體工具與元件之業務目的所持有的個人資料類型、該個人資料應保存之期間、建立及審查該等期間之標準，以及應於何時及如何刪除或以其他方式處置該資料。
有關資料保護其他方面及遵循適用資料保護法律之進一步資訊，請參閱本公司的 資料保護政策。
2.1 本政策的主要宗旨在於訂定個人資料保存之限制，並確保遵守該等限制，以及進一步的資料當事人刪除權。本政策亦旨在確保本公司全面遵守適用資料保護法律下的義務與資料當事人權利。
2.2 除保障適用資料保護法律下資料當事人之權利外，透過確保 ComponentSource 不會保留過量資料，本政策亦旨在提升資料管理之速度與效率。
3.1 本政策適用於 ComponentSource 持有的所有個人資料，以及代表本公司處理個人資料的第三方資料處理者（「次處理者」）所處理的個人資料。
3.2 ComponentSource 或其次處理者所持有之個人資料，以下列方式及位置儲存：
a) 本公司的伺服器，位於英國、愛爾蘭、荷蘭、日本及美國；
b) 由次處理者營運的第三方伺服器（包括但不限於 Amazon、Microsoft、Google Analytics、Segment、Woopra、Inspectlet、LiveChat），位於全球各司法管轄區，但若不在英國、愛爾蘭、日本或美國，則須受依適用資料保護法律被視為充分的資料保護法律所規範；
c) 永久設於本公司在英國、愛爾蘭、荷蘭、日本及美國之場址內的電腦；
d) 本公司提供給員工的筆記型電腦及其他行動裝置；
e) 由員工、代理人及分包商所擁有的電腦及行動裝置；
f) 儲存於英國、愛爾蘭、荷蘭、日本及美國之實體記錄。
ComponentSource 所持有的所有個人資料，均依適用資料保護法律之要求及其下資料當事人之權利持有，並如本公司的 資料保護政策 所載。
4.1 資料當事人將充分知悉其權利、本公司持有其哪些個人資料、該等個人資料如何使用（如本公司 資料保護政策 第 12 及 13 節所述），以及本公司將持有該等個人資料多久（或如無法確定固定保存期間，則以哪些標準決定資料之保存）。
4.2 除非 ComponentSource 有合理理由拒絕刪除個人資料，或該個人資料僅涉及 ComponentSource 內部記錄，詳細載明刪除之情況（請求與遵循），或刪除將有損本公司反詐欺系統之有效運作，否則資料當事人可控制本公司持有之其個人資料，包括更正錯誤資料之權利、要求刪除或以其他方式處置其個人資料之權利（不受本資料保存政策另行設定之保存期間限制）、限制本公司使用其個人資料之權利，以及與自動化決策與分析相關之進一步權利，如本公司 資料保護政策 第 14 至 19 節所載。
5.1 ComponentSource 已實施下列技術措施，以保護個人資料之安全。詳情請參閱本公司 資料保護政策 第 21 至 25 節：
a) 所有個人資料的紙本副本，以及儲存在實體媒體上的任何電子副本，均應妥善安全存放；
b) 未經授權，不得將任何個人資料移轉給任何員工、代理人、承包商或其他方，不論該等人員是否代表 ComponentSource 工作；
c) 個人資料於任何時候均須謹慎處理，敏感個人資料不得在無人看管或可被他人看見的情況下放置；
d) 用於檢視敏感個人資料之電腦，在無人看管前必須一律鎖定；
e) 任何行動裝置，不論是否屬於本公司，均不得儲存任何敏感個人資料，除非已取得本公司資料保護經理之正式書面核准，且之後必須嚴格遵循核准時所說明之所有指示與限制，且保存時間不得超過絕對必要之期間；
f) 不得將任何個人資料移轉至員工個人擁有之任何裝置；只有在相關代理人、承包商或其他代表本公司工作的方同意完全遵守本公司 資料保護政策 及適用資料保護法律（若在歐盟、英國、美國或日本以外被視為充分）時，方可將個人資料移轉至其所擁有之裝置；
g) 所有電子儲存之個人資料應至少每週備份一次，且備份應同時保存在現場及異地。所有異地備份均應加密；
h) 所有個人資料的電子副本均應使用密碼妥善儲存；
i) 用於保護個人資料的所有密碼應定期更換，且必須具備安全性。不得使用容易被猜測或以其他方式遭破解的字詞或片語。建議所有密碼均應包含大寫與小寫字母、數字及符號的組合。
j) 在任何情況下，均不得書寫或分享任何密碼。若忘記密碼，必須使用適用方法重設。本公司的 IT 人員無法存取密碼；
k) 在合理可行的情況下，所有軟體都應保持更新。與安全相關的更新應在可取得後盡快安裝；
l) 未經事前核准，不得在任何本公司擁有的電腦或裝置上安裝任何軟體；以及
m) 若本公司持有的個人資料用於行銷目的，則應由本公司的資料保護經理負責確保已取得適當同意，且沒有任何資料當事人已選擇退出。
5.2 本公司已實施下列組織性措施，以保護個人資料之安全。詳情請參閱本公司 資料保護政策 第 26 節：
a) 所有員工及其他代表 ComponentSource 工作之方，均必須充分了解其個人責任以及本公司在適用資料保護法律與本公司 資料保護政策 下之責任；
b) 僅有為執行工作而需要存取及使用個人資料之員工及其他代表 ComponentSource 工作之方，方可存取本公司持有之個人資料；
c) 所有處理個人資料之員工及其他代表 ComponentSource 工作之方，均會接受適當訓練；
d) 所有處理個人資料之員工及其他代表 ComponentSource 工作之方，均會受到適當監督；
e) 所有處理個人資料之員工及其他代表 ComponentSource 工作之方，在討論任何與個人資料相關之工作時，均須始終保持謹慎與小心；
f) 收集、持有及處理個人資料的方法應定期評估與審查；
g) 處理個人資料之該等員工及其他代表 ComponentSource 工作之方的表現應定期評估與審查；
h) 所有處理個人資料之員工及其他代表 ComponentSource 工作之方，均將以合約約束其遵守適用資料保護法律及本公司 資料保護政策；
i) 所有代表 ComponentSource 工作並處理個人資料之代理人、承包商或其他方，必須確保任何及所有相關員工均受與本公司相關員工相同之條件約束，該等條件係源自適用資料保護法律及本公司 資料保護政策；
j) 若任何代表本公司工作並處理個人資料之代理人、承包商或其他方，未履行其於適用資料保護法律及／或本公司 資料保護政策 下之義務，應盡一切合理努力，透過合約要求該方就任何因該違失而可能產生之成本、責任、損害、損失、索賠或訴訟，賠償並使本公司免受損害。
於本政策第 7 節下列之資料保存期間屆滿時，或當資料當事人行使其要求刪除個人資料之權利時，個人資料必須依下列方式刪除、銷毀或以其他方式處置：
6.1 以電子方式儲存之個人資料，包括敏感個人資料（包含任何及所有備份），必須安全刪除；
6.2 以紙本形式儲存之個人資料，包括敏感個人資料，必須碎紙銷毀；
7.1 如上所述，且依法要求，ComponentSource 不得將任何個人資料保存超過考量該資料被收集、持有及處理之目的所必需之期間。
7.2 用於不同目的之不同類型個人資料，必然會保存不同期間（且其保存將定期審查），如下所述。
7.3 在建立及／或審查保存期間時，必須考量下列事項：
a) 本公司的目標以及合法或合理需求；
b) 相關個人資料之類型；
c) 相關資料被收集、持有及處理之目的；
d) 本公司收集、持有及處理該等資料之法律依據；
e) 與該資料相關之資料當事人類別；
f) 為保護本公司業務、出版商及客戶而運作及維持有效反詐欺程序之需要。
7.4 若無法為特定類型之資料設定精確保存期間，則必須建立判定該資料保存之標準，以確保該資料及其保存情況可依該等標準定期審查。
7.5 儘管有以下定義之保存期間，某些個人資料仍得在其定義保存期間屆滿前刪除或以其他方式處置，只要本公司已作出該決定（不論係回應資料當事人之請求或其他原因）。
7.6 在有限情況下，若保存係為符合公共利益之歸檔目的、科學或歷史研究目的，或統計目的，亦可能需要將個人資料保存更長期間。所有此類保存均應在實施適當技術與組織措施以保護資料當事人權利與自由的前提下進行，如適用資料保護法律所要求。
| 資料參照 | 資料類型 | 資料用途 | 一般保存期間 |
|---|---|---|---|
| Customer | Name | Quote creation, order processing, authentication & software delivery | 最後一份合約或授權到期日起 7 年 |
| Customer | Organisation Name and Type | Customer registration, quote creation, order processing, authentication & software delivery | 最後一份合約或授權到期日起 7 年 |
| Customer | Address (including street, county/state, zip or post code, country) | Quote creation, order processing, authentication & software delivery, paper catalogue delivery, promotional item delivery (coffee mug) | 最後一份合約或授權到期日起 7 年 |
| Customer | Email Address | Customer registration, quote creation, order processing, authentication & software delivery, Product news, customer email newsletter delivery, customer communications | 最後一份合約或授權到期日起 7 年 |
| Customer | Telephone Number | Quote creation, order processing & software delivery, customer communications | 最後一份合約或授權到期日起 7 年 |
| Customer | IP Address | Quote creation, order processing, authentication, payment processing & software delivery | 最後一份合約或授權到期日起 7 年 |
| Customer | Bank Account Numbers, Sort Code, Account Name | Order processing and payment processing | 最後一份合約或授權到期日起 7 年 |
| Customer | Credit/Debit Card Number, Card Holder Name, Expiry Date and CV2 number (CV2 is only used per transaction and never stored) | Order processing, payment processing, authentication & verification | 最後一份合約或授權到期日起 7 年 |
| End User Licensee | Name (if different from Customer) | Quote creation, order processing, authentication & software delivery | 最後一份合約或授權到期日起 7 年 |
| End User Licensee | Organisation Name and Type | Licensee registration with Publisher, quote creation, order processing, authentication & software delivery | 最後一份合約或授權到期日起 7 年 |
| End User Licensee | Address (including street, county/state, zip or post code, country) | Quote creation, order processing, authentication & software delivery | 最後一份合約或授權到期日起 7 年 |
| End User Licensee | Email Address | Quote creation, order processing, authentication, & software delivery, licensee communications | 最後一份合約或授權到期日起 7 年 |
| End User Licensee | Telephone Number | Quote creation, order processing & software delivery, licensee communications | 最後一份合約或授權到期日起 7 年 |
| End User Licensee | IP Address | Quote creation, order processing, authentication, payment processing & software delivery | 最後一份合約或授權到期日起 7 年 |
| Publisher | Name, Address, Email Address, Telephone Number, Bank Account Details | Order processing, payment processing & software delivery | 最後一份合約或授權到期日起 7 年 |
| Supplier | Name, Address, Email Address, Telephone Number, Bank Account Details | Order processing, payment processing & software delivery | 最後一份合約或授權到期日起 7 年 |
| Shareholder | Name, Address, Email Address, Telephone Number, Bank Account Details | Shareholder communications, company returns & registers, plus payment processing | 所有持股終止之日起 7 年 |
| Employee / Director / Contractor | Name, Address, Email Address, Telephone Number, National Insurance Number, Tax Codes, Bank Account Details and all other information required in connection with the operation and administration of their employment contracts | Data usage in the individual Privacy Notice Schedules to their Employment Contracts or Contracts of Engagement | 合約終止日起 7 年 |
8.1 ComponentSource 資料保護經理 Nigel Farnworth 可透過 dpm@componentsource.com、電話 +44 (118) 982 2108 或 +1 (770) 250 6105 聯繫。
8.2 資料保護經理將負責監督本政策之實施，並監控本政策、本公司其他與資料保護相關之政策（包括但不限於其 資料保護政策）以及適用資料保護法律之遵循情況。
8.3 資料保護經理將直接負責確保整個本公司遵守上述資料保存期間。
8.4 任何關於本政策、個人資料保存，或適用資料保護法律任何其他合規事項之問題，均應提交資料保護經理。
本政策自 2023 年 11 月 1 日起視為生效。
本政策已獲核准並授權，簽署人如下：
| 姓名： | Harry Kelly |
| 職位： | Group Director |
| 日期： | 2024 年 11 月 1 日 |
| 應於以下日期前審查： | 2025 年 10 月 31 日 |
CSDataRetention 11/2023