Política de Hospitalidade Corporativa e Presentes

1. Introdução

O Grupo ComponentSource reconhece que a confiança e a segurança na lisura de suas atividades são essenciais para seu sucesso e crescimento contínuos. Para fomentar a confiança e a segurança que clientes, fornecedores, trabalhadores e a comunidade em geral têm na ComponentSource, é importante que a Empresa, seus funcionários e agentes se comportem, e sejam vistos como se comportando, de maneira adequada e honesta em todos os momentos.

Esta Política de Hospitalidade Corporativa e Presentes tem como objetivo:

1. Proteger a reputação da Empresa;
2. Proteger os funcionários contra acusações de impropriedade;
3. Garantir que todos os clientes e fornecedores sejam tratados em pé de igualdade;
4. Evitar quaisquer conflitos potenciais entre os interesses privados dos funcionários e suas responsabilidades profissionais;
5. Incutir uma forte cultura anticorrupção na Empresa e implementar um processo de monitoramento de presentes e hospitalidade para reforçar a conformidade com toda a legislação Antissuborno aplicável.

Os funcionários são aconselhados de que, não obstante qualquer disposição contida nesta Política, caso haja qualquer dúvida quanto à permissibilidade ou à adequação de aceitar um presente ou uma oferta de hospitalidade, devem recusá-la. Nada deve ser aceito que possa colocar a Empresa em descrédito.

2. Hospitalidade

1. “Hospitalidade Corporativa”, para os fins desta política, é qualquer forma de acomodação, entretenimento ou outra hospitalidade fornecida a um funcionário da Empresa por um terceiro e que seja oferecida ao funcionário exclusivamente ou de forma significativa em razão de sua posição como representante da Empresa. Isso exclui as categorias de hospitalidade especificadas no parágrafo b abaixo.
2. Para os fins desta política e para fins de clareza, o seguinte normalmente não é considerado Hospitalidade Corporativa e não exigirá qualquer aprovação antes da aceitação:
   1. Almoços de trabalho normais ou refrescos fornecidos durante uma visita de negócios;
   2. Hospitalidade oferecida a funcionários que participem de um seminário, conferência ou outro evento externo aprovado pela Empresa, desde que tal hospitalidade seja oferecida a todos os presentes;
   3. Benefícios derivados de programas de viajante frequente, concedidos durante viagens pagas pela Empresa;
   4. Seminários, palestras ou workshops gratuitos, desde que sejam gratuitos para todos os presentes e não sejam fornecidos exclusivamente para funcionários da Empresa.
3. Todos os funcionários devem obter aprovação antes de aceitar qualquer forma de Hospitalidade Corporativa que lhes seja oferecida. A aprovação deve ser solicitada ao seu Gestor ou, quando o valor da Hospitalidade Corporativa provavelmente for superior ao nominal, ao CEO.
4. Deve ser mantido um registro preciso de toda Hospitalidade Corporativa oferecida à Empresa ou aos funcionários da Empresa para lançamento no Registro. Qualquer funcionário a quem seja oferecida qualquer forma de Hospitalidade Corporativa deve registrar, assim que razoavelmente praticável:
   1. Uma descrição da hospitalidade oferecida;
   2. Uma estimativa do provável valor da hospitalidade;
   3. Se foi recusada ou aceita;
   4. Se aceita, por que foi aceita; e
   5. De quem foi obtida a aprovação prévia.

3. Recebimento de Presentes

1. Exceto por presentes de baixo valor e que sejam meros brindes (como canetas promocionais, calendários e material de escritório), os funcionários da ComponentSource não estão autorizados a aceitar qualquer dinheiro ou presentes de clientes, fornecedores ou outros terceiros envolvidos com a Empresa.
2. A ComponentSource reconhece que podem existir casos excepcionais em que recusar um presente causará ofensa ou constrangimento significativos. Nesses casos, o presente pode ser aceito e posteriormente doado para uma instituição de caridade de escolha da Empresa ou (se na forma de alimento ou bebida) compartilhado com os colegas de trabalho.
3. Quando viável, qualquer funcionário que pretenda aceitar um presente deve primeiro buscar aprovação de seu Gestor. Se não for viável obter aprovação prévia, o funcionário que aceitar o presente deve informar seu Gestor assim que possível após recebê-lo.
4. Deve ser mantido um registro preciso de todas as ofertas de presentes feitas à Empresa ou aos funcionários da Empresa por terceiros, e deve ser arquivado no “Register de Hospitalidade e Presentes” (“o Register”). Qualquer funcionário a quem seja oferecido um presente que não seja apenas um brinde deve registrar, assim que razoavelmente praticável:
   1. Uma descrição do presente oferecido;
   2. Uma estimativa do valor do presente oferecido;
   3. Se foi recusado ou aceito;
   4. Se aceito, por que foi aceito;
   5. Se a aprovação prévia foi obtida e, em caso afirmativo, de quem; e
   6. A quem ele é doado (ver subparágrafo 4d abaixo).

4. Register de Hospitalidade e Presentes

1. O Register será mantido pelo CFO (para esse fim, “o Registrar”).
2. Todas as ofertas de presentes ou hospitalidade devem ser registradas em um Formulário de Registro, disponível com o Registrar. O Formulário de Registro deve ser assinado pelo funcionário e contrassinado por seu Gestor antes de ser devolvido ao Registrar.
3. O Formulário de Registro deve ser preenchido assim que razoavelmente praticável e arquivado com o Registrar dentro de 5 dias úteis da oferta do presente ou hospitalidade.
4. Prevê-se que possam surgir casos em que um presente aceito pela Empresa ou por um de seus funcionários ainda não tenha sido doado no momento em que o respectivo lançamento for feito no Register. Nesses casos, o Register deve ser atualizado dentro de 5 dias úteis da data em que a doação for realizada.

5. Violação desta Política

1. O cumprimento desta política é essencial para a proteção da reputação da Empresa e de seus funcionários. Qualquer funcionário ou pessoa associada que se constate ter agido em contravenção a esta política ou a seus princípios poderá estar sujeito a medidas disciplinares, inclusive demissão sumária, quando a infração configurar falta grave.
2. Qualquer funcionário ou qualquer pessoa associada que seja encontrada dando ou recebendo subornos ou subornando um funcionário público estrangeiro poderá enfrentar acusações criminais. Qualquer pessoa considerada culpada de suborno será responsável, além de quaisquer penalidades legais impostas, por quaisquer custos corretivos relacionados, como perdas, custas judiciais ou despesas.

CSHGP 10/2025