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L’un des piliers du succès de ComponentSource a été le haut degré de professionnalisme et d’intégrité démontré chaque jour par nos employés dans toute l’entreprise. À mesure que nous grandissons en nombre et en diversité de clients et de lieux que nous servons, il est important que nous fournissions des directives claires sur la manière dont nous devons aborder les questions et décisions importantes qui peuvent se présenter tandis que nous nous efforçons d’offrir le meilleur service à nos clients et le meilleur environnement de travail à nos employés. Le présent Code d’éthique et de conduite des affaires est destiné à être la principale source de ces orientations.
L’objectif du Code d’éthique et de conduite des affaires est de fournir des informations sur les attentes et les processus qui doivent guider notre comportement professionnel sur une variété de sujets. Tous les efforts ont été faits pour garantir que le code soit clair, pratique et cohérent. Cependant, aucun document ne peut traiter de toutes les situations, nous vous encourageons donc à poser des questions à votre manager ou à toute autre personne appropriée si quelque chose n’est pas clair.
Nous nous engageons fermement à respecter les attentes et les lignes directrices exprimées dans le Code. Nous espérons qu’il constituera un guide utile pour la manière dont nous menons nos activités, et nous nous attendons pleinement à ce que chacun, du CEO au plus récent employé, l’adopte et s’y conforme.
Le présent Code d’éthique et de conduite des affaires (« Code ») s’applique à tous les dirigeants, administrateurs et employés de ComponentSource, Inc. et de ses sous-traitants (la « Company »), ainsi qu’à toutes ses activités commerciales. Ce Code sera intégré à tous les contrats conclus avec des consultants individuels que la Company engage pour fournir des services à ses clients, et il leur sera demandé de se conformer à ce Code. Dans le présent Code, le terme « employés » inclut ces consultants individuels et les administrateurs externes de la Company.
La responsabilité de l’engagement de la Company en faveur de l’intégrité incombe à chaque employé. Tous les employés sont tenus de :
Les employés qui enfreignent le présent Code feront l’objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement. Les violations peuvent également entraîner des sanctions civiles ou pénales. Un employé qui est témoin d’une violation et ne la signale pas peut faire l’objet de mesures disciplinaires, et un manager peut également être sanctionné dans la mesure où une violation révèle une supervision insuffisante.
Les représailles à l’encontre des employés qui signalent de bonne foi ce qu’ils pensent être une violation du présent Code ou de toute loi ou réglementation applicable à la Company, qui aident une autre personne à faire un tel signalement ou qui coopèrent à une enquête portant sur une telle violation sont strictement interdites et entraîneront des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement.
La Company aspire à mener ses activités conformément à des normes éthiques sans compromis et dans le plein respect de toutes les lois et réglementations. En tant que prestataire du gouvernement, la Company joue un rôle particulier de gardienne des ressources publiques. Dans le cadre de ses activités, l’intégrité doit sous-tendre toutes les relations de la Company.
La Company attend de chaque employé qu’il respecte des normes éthiques élevées, favorise un comportement éthique et fasse preuve d’honnêteté et de franchise dans ses relations avec les autres, ainsi qu’avec les clients, partenaires commerciaux et le public. Les employés ne doivent pas s’engager dans une conduite ou une activité susceptible de soulever des questions quant à l’honnêteté, à l’impartialité ou à la réputation de la Company, ni de lui causer un embarras de quelque manière que ce soit. Chaque action doit être évaluée en se demandant si elle est légale, équitable pour toutes les parties concernées, dans le meilleur intérêt de nos actionnaires, employés et clients, et capable de résister à l’examen du public.
La Company et ses employés doivent respecter toutes les lois et réglementations applicables qui affectent les activités de la Company. Certaines des lois et réglementations les plus courantes sont abordées dans ce Code. Bien que la Company n’attende pas de ses employés qu’ils soient des experts en matière juridique, elle tient chaque employé responsable de connaître les lois régissant ses domaines de responsabilité. Si vous avez une question concernant l’application d’une loi ou d’une réglementation à une action envisagée, il vous appartient de demander conseil.
La politique de la Company en matière d’égalité des chances en emploi interdit toute discrimination fondée sur la race, la couleur, la religion, l’origine nationale, le sexe, l’orientation sexuelle, l’âge, un handicap physique ou mental, ou le statut d’ancien combattant, ainsi que tout autre statut ou classification protégé par la législation fédérale, étatique ou locale applicable. Cette politique s’applique à toutes les conditions et modalités d’emploi, notamment le recrutement, l’embauche, les transferts, les promotions, les licenciements, la rémunération et les avantages sociaux.
La Company s’engage à maintenir un environnement de travail exempt de toute forme de discrimination et de harcèlement. Conformément à cet engagement, la Company ne tolérera aucune discrimination ni aucun harcèlement de la part de quiconque, y compris un superviseur, un collègue, un fournisseur, un prestataire, un consultant, un visiteur ou un client de la Company.
Le harcèlement consiste en un comportement indésirable, verbal, physique ou visuel, fondé sur le statut protégé d’une personne, tel que la race, la couleur, la religion, l’origine nationale, le sexe, l’âge ou un handicap physique ou mental. Tous les employés ont la responsabilité de contribuer à éviter le harcèlement sur le lieu de travail et de signaler immédiatement tout harcèlement subi ou constaté.
Notre politique consiste à fournir un environnement de travail exempt des problèmes associés à l’usage et à l’abus de substances contrôlées ou d’alcool. La distribution, la délivrance, la possession ou l’utilisation de drogues illégales ou d’autres substances contrôlées, à l’exception des usages médicaux approuvés, dans tout bureau ou site de la Company où des employés de la Company participent à des activités liées au travail est strictement interdite. En aucun cas un employé ne doit être sous l’influence de l’alcool, de drogues illégales ou de substances contrôlées (autres que celles approuvées à des fins médicales) lorsqu’il se trouve dans un tel bureau ou site. L’alcool ne doit pas être consommé dans les locaux de la Company, sauf autorisation lors d’événements sponsorisés par la Company.
Chaque employé doit enregistrer avec exactitude son temps quotidiennement conformément aux politiques et procédures de suivi du temps établies par la Company. Chaque employé est tenu de lire, de comprendre pleinement et de suivre ces politiques et procédures. En enregistrant votre temps par voie électronique, vous certifiez que votre temps est imputé conformément à ces politiques et procédures. Le transfert incorrect de coûts d’un contrat à un autre, l’imputation incorrecte de main-d’œuvre ou de matériaux et la falsification des feuilles de temps sont strictement interdits. Si vous avez des questions ou des doutes quant à la manière d’imputer le temps ou d’enregistrer les coûts, il vous appartient de demander conseil.
La Company doit se conformer pleinement au TINA dans le cadre de ses activités commerciales avec le U.S. Government. L’objectif du TINA est de donner au Government un moyen efficace de négocier un prix juste et raisonnable.
Le TINA exige la divulgation des données de coûts ou de tarification et une certification attestant que ces données sont exactes, complètes et à jour. Les employés impliqués dans la négociation de contrats et de sous-contrats avec le Government doivent s’assurer que toutes les données de coûts et de tarification, communications et déclarations de fait sont exactes, complètes, à jour et véridiques.
Tous les employés sont responsables de la protection et de l’utilisation appropriée des actifs de la Company, qui comprennent les actifs matériels ainsi que la propriété intellectuelle et les informations confidentielles. Bien que les actifs de la Company soient destinés à être utilisés uniquement à des fins professionnelles légitimes, il est reconnu qu’une utilisation personnelle occasionnelle par les employés peut se produire sans nuire aux intérêts de la Company.
Par exemple, les employés peuvent occasionnellement utiliser les ordinateurs de la Company pour envoyer et recevoir des e-mails personnels et les téléphones de la Company pour passer ou recevoir des appels téléphoniques locaux personnels – à condition que cette activité n’interfère pas avec les activités de la Company et respecte les politiques de la Company en matière de communication appropriée. La Company se réserve le droit d’accéder à, de consulter, de supprimer, de divulguer ou d’utiliser toute communication personnelle d’un employé et tout autre matériel stocké dans les ordinateurs ou téléphones de la Company ; vous ne devez donc avoir aucune attente de confidentialité concernant ces communications et ces matériels.
Les biens fournis par le Government seront utilisés, entretenus, comptabilisés et éliminés conformément aux exigences contractuelles applicables et aux réglementations du gouvernement.
L’utilisation, la dépense et l’élimination des ressources de la Company doivent être documentées conformément aux procédures de la Company. Les documents et autres dossiers doivent être conservés conformément aux exigences applicables de la loi, des contrats et des politiques de la Company, et ne seront pas utilisés à des fins de gain ou d’avantage personnel. Aucun employé ni aucune personne agissant au nom de la Company ne prendra de mesure pour contourner le système de contrôles internes de la Company ni ne fournira d’informations trompeuses dans les documents et registres de la Company.
Les employés doivent utiliser tous les logiciels uniquement conformément aux termes des accords de licence de la Company ou des autres contrats dans le cadre desquels les logiciels sont fournis. Les logiciels sous licence de la Company ne peuvent être copiés ni fournis à un tiers, sauf autorisation prévue par l’accord de licence applicable.
Il est essentiel que tous les employés protègent les secrets commerciaux et les informations confidentielles de la Company et refusent tout accès inapproprié aux secrets commerciaux et aux informations confidentielles de toute autre entreprise ou entité, y compris nos concurrents. Les informations exclusives de la Company ne doivent pas être discutées avec d’autres personnes au sein de la Company, sauf sur la base stricte du besoin d’en connaître.
S’il est nécessaire de divulguer des secrets commerciaux ou des informations confidentielles de la Company à une personne extérieure à la Company, une telle divulgation ne doit être effectuée qu’en association avec un accord de confidentialité fourni par la Company. De même, les droits de la Company sur ses technologies et produits doivent être protégés par l’utilisation d’accords appropriés chaque fois que ces technologies et/ou produits sont utilisés, transférés ou divulgués. À ces fins, les « informations confidentielles » comprennent également les informations relatives aux employés de la Company et à d’autres personnes ou entités que la Company est tenue, par la loi ou par contrat, de conserver confidentielles.
Chaque employé a l’obligation légale d’exercer ses responsabilités avec la plus grande bonne foi et loyauté envers la Company. Un « conflit d’intérêts personnel » se produit lorsque vos propres intérêts (par exemple, un gain financier, une évolution de carrière ou un avantage en termes de réputation), ou ceux de votre famille immédiate, interfèrent de quelque manière que ce soit, ou semblent même interférer, avec les intérêts commerciaux légitimes de la Company ou avec votre capacité à prendre des décisions objectives et équitables dans l’exercice de votre travail. Les membres de la famille immédiate comprennent votre conjoint ou ancien conjoint ; vos parents, beaux-parents et grands-parents (des deux côtés, vous et votre conjoint) ; vos enfants, beaux-enfants et petits-enfants (les vôtres et ceux de votre conjoint) ainsi que leurs conjoints ; vos frères et sœurs ainsi que leurs conjoints ; et toute autre personne vivant dans votre foyer. Afin d’éviter d’éventuels conflits d’intérêts, les employés doivent éviter toute activité qui pourrait raisonnablement être considérée comme susceptible de les placer en situation de conflit.
Bien que toutes les situations contraires à cette politique ne puissent être énumérées ici, les situations suivantes sont interdites :
Un « conflit d’intérêts organisationnel » se produit lorsque, en raison des autres activités de la Company ou de ses relations avec d’autres personnes, la Company n’est pas en mesure, ou peut ne pas être en mesure, de fournir une assistance ou des conseils impartiaux au Government, lorsque l’objectivité de la Company dans l’exécution du contrat est ou pourrait être compromise, ou lorsque la Company bénéficie d’un avantage concurrentiel déloyal.
Par exemple, un conflit d’intérêts organisationnel peut résulter du fait que la nature du travail effectué par la Company dans le cadre d’un contrat (par exemple, l’élaboration d’une spécification) crée un conflit d’intérêts réel ou potentiel sur un futur achat ou une future opportunité de contrat. Il incombe à chaque employé de reconnaître et de signaler à ses superviseurs toute activité ou relation susceptible de créer un conflit d’intérêts organisationnel, afin que la Company puisse prendre les mesures appropriées pour éviter un tel conflit.
La Company n’emploiera ni ne conservera aucune personne ou agence pour solliciter ou obtenir un contrat avec le U.S. ou Foreign Government pour le compte de la Company sur la base d’un accord ou d’une entente prévoyant une commission ou autre honoraires conditionnels, sauf pour les employés ou agences commerciales établies qui n’exercent ni ne proposent d’exercer une influence inappropriée pour solliciter ou obtenir des contrats gouvernementaux et ne se présentent pas comme pouvant obtenir un contrat gouvernemental grâce à une influence inappropriée. Aucun employé ne conclura un accord prévoyant le paiement d’une commission ou d’un autre honoraire conditionnel à l’attribution d’un contrat gouvernemental sans avoir d’abord obtenu l’autorisation du President à cet effet.
Voir également « Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) » à la section 29 ci-dessous.
Les courtoisies commerciales telles que des cadeaux, divertissements, services ou faveurs ne doivent pas être offertes à un employé ou représentant du gouvernement. Lorsqu’il s’agit de personnel non gouvernemental dans le cadre de contrats ou sous-contrats gouvernementaux, des restrictions similaires s’appliquent. Il est illégal d’offrir, de fournir, de solliciter ou d’accepter toute chose de valeur en échange d’un traitement favorable dans le cadre d’un contrat ou sous-contrat gouvernemental, ou en raison d’un acte officiel accompli ou à accomplir. Les courtoisies commerciales offertes à des clients commerciaux non gouvernementaux doivent relever d’un bon jugement commercial, être conformes aux pratiques du marché, peu fréquentes, d’un montant nominal (moins de 50 $) et légales, et ne doivent pas être en espèces ni être offertes d’une manière susceptible de nuire à la réputation d’impartialité et d’équité de la Company. En cas de doute sur la pertinence d’une courtoisie commerciale, demandez conseil et faites toujours preuve de prudence.
Présenter sciemment une fausse réclamation ou une fausse déclaration au government constitue une violation de la loi et peut exposer à la fois la Company et les employés individuels à des sanctions civiles et pénales, notamment des amendes, des suspensions, des exclusions et des peines de prison. Il incombe à chaque employé de veiller à ce que toutes les réclamations et déclarations soumises au government soient véridiques et non trompeuses. En outre, la norme la plus élevée de conduite honorable et éthique doit être observée dans toutes les relations avec les concurrents de la Company. La promotion des intérêts commerciaux de la Company par la diffusion d’informations non vérifiées ou par d’autres actions déloyales destinées à nuire aux concurrents est interdite, tout comme toute autre activité déshonorante.
L’intégrité et l’équité dans les transactions sont des composantes essentielles de nos pratiques commerciales. Tous les fournisseurs, prestataires et autres partenaires commerciaux doivent être traités de manière équitable et uniforme conformément aux politiques et procédures d’achat établies par la Company. Les employés ne doivent s’engager dans aucune activité interdite par les lois antitrust, notamment le boycott, la fixation des prix, le refus de traiter, la discrimination tarifaire ou un traitement différencié des fournisseurs et prestataires. Le paiement de pots-de-vin, l’acceptation de commissions occultes et l’obtention ou l’utilisation d’informations privilégiées de tiers dans les relations avec les fournisseurs, prestataires et partenaires commerciaux sont expressément interdits et ne seront pas tolérés.
Les employés sont tenus de se comporter, ainsi que de conduire les affaires de la Company, de manière à respecter les lois fédérales et étatiques antitrust qui interdisent les monopoles et les accords qui restreignent déraisonnablement le commerce. La Company ne conclura pas de sous-contrat ni d’accord d’équipe qui restreigne de manière déraisonnable les ventes directes au U.S. government, par l’autre partie, d’articles fabriqués ou fournis par cette dernière, et n’agira pas autrement pour restreindre de manière déraisonnable la capacité d’une autre partie à vendre directement au U.S. government. À l’inverse, la Company ne conclura pas d’accords dans lesquels, en tant que sous-traitant ou partenaire d’équipe, nous serions soumis à une restriction déraisonnable pour vendre nos produits ou services directement au U.S. government.
Enfin, la Company doit élaborer de manière indépendante sa tarification pour tous les appels d’offres et propositions relatifs aux contrats et sous-contrats gouvernementaux, sans aucune consultation, communication ou accord avec un autre soumissionnaire concurrent, et la Company ne divulguera pas ses prix à un autre concurrent avant l’ouverture des offres ou l’attribution du contrat.
Il est interdit à la Company d’utiliser des fonds fédéraux pour rémunérer des personnes, telles que des lobbyistes ou des consultants, afin d’influencer ou de tenter d’influencer la prise de décision exécutive ou législative en lien avec l’attribution ou la modification d’un contrat gouvernemental. Aucun employé ne peut engager un tel lobbyiste ou consultant sans l’autorisation écrite préalable du President.
Les sociétés ont interdiction d’effectuer des contributions monétaires ou en ressources à des candidats, titulaires de fonctions et partis politiques au niveau fédéral. La Company respecte le droit des employés de participer à des activités politiques et de consacrer leur propre temps et leurs propres ressources. Une telle activité ne doit toutefois pas avoir lieu pendant le temps de travail ou sur les biens de la Company, ni impliquer le nom de la Company, et la Company ne remboursera aucun employé pour les contributions qu’il pourrait effectuer. Les lois et réglementations régissant les contributions aux candidats étatiques et locaux varient d’un État à l’autre, et tous les employés doivent agir conformément à l’ensemble de ces lois et réglementations.
Toutes les informations classifiées relevant de la sécurité nationale doivent être traitées et protégées dans le strict respect des procédures imposées par le U.S. Government.
Au cours de toute procédure d’achat, la Company ne doit solliciter ni accepter de quelque source que ce soit des informations exclusives ou relatives au choix de la source concernant cet achat. Cette interdiction commence avec l’élaboration, la préparation et l’émission d’une sollicitation et se termine avec l’attribution d’un contrat, sa modification ou sa prolongation. Dans le présent Code, les informations exclusives comprennent les informations contenues dans une offre ou une proposition, les données de coûts ou de tarification, ainsi que toute information soumise au Government par un entrepreneur et correctement désignée comme exclusive. Les informations relatives au choix de la source comprennent des informations telles que les listes des offreurs et des prix, les listes des soumissionnaires avant l’ouverture des offres, les plans de sélection de la source, les évaluations techniques des propositions, les déterminations de fourchette concurrentielle, les classements (sauf pour les appels d’offres scellés), les rapports et évaluations du comité de sélection de la source, les recommandations du comité consultatif de sélection de la source, ainsi que toute autre information considérée par le responsable de l’agence ou l’agent contractuel comme pouvant compromettre l’intégrité ou l’achèvement réussi de l’achat si elle était divulguée.
Des préoccupations particulières s’appliquent à l’embauche ou au maintien en poste d’un employé du government ou d’un ancien employé du government en tant qu’employé ou consultant de la Company. En outre, des restrictions spécifiques s’appliquent à toute communication concernant l’éventuelle embauche d’employés du government désignés comme « procurement officials ». Les employés de la Company n’engageront aucune discussion ni ne feront aucune offre d’emploi futur à un employé du government sans avoir au préalable obtenu l’aval du President de la Company et du conseil juridique.
Le federal Government a adopté une politique de tolérance zéro à l’égard de ses sous-traitants et de leurs employés qui se livrent à des formes graves de traite des personnes, à l’obtention de tout acte sexuel en échange duquel une chose de valeur est donnée ou reçue par une personne quelconque, ou à l’utilisation du travail forcé. Aucun employé de la Company ne doit enfreindre cette politique.
Il est toujours important que les employés exerçant des activités internationales connaissent et respectent les lois des United States et des pays concernés par ces activités ou transactions commerciales. Ces lois régissent la conduite des employés de la Company dans le monde entier. Si vous participez à ces activités, vous devez connaître, comprendre et vous conformer strictement à ces lois et réglementations, y compris celles relatives aux contrôles à l’exportation, à la lutte contre la corruption et aux anti-boycotts mentionnées ci-dessous. Si vous n’êtes pas familier avec ces lois et réglementations, demandez conseil avant de négocier toute transaction impliquant un pays ou une entité étrangère.
Il s’agit de lois et réglementations spécifiques à respecter lors de l’exportation de matériaux, d’équipements, d’armes, (International Traffic in Arms Regulations, ITAR), de technologies, de données, de logiciels, d’informations et de services (« items »). Ces lois et réglementations s’appliquent non seulement aux exportations de tels items en dehors des United States, mais aussi aux « deemed exports » à l’intérieur des United States lorsque des items soumis au contrôle des exportations sont divulgués à des ressortissants étrangers aux United States, y compris aux employés de la Company ou de ses sous-traitants qui ne sont pas des ressortissants U.S. Avant de transférer tout item en dehors des United States ou à une société ou à un ressortissant étranger à l’intérieur des United States, il incombe à chaque employé de s’assurer que toutes les lois et réglementations d’exportation pertinentes sont respectées. Cette responsabilité comprend la vérification (conformément aux procédures d’exportation de la Company) que la licence correcte est utilisée sur toute déclaration d’exportation ou tout autre document requis pour l’exportation. Si vous avez le moindre doute concernant les exportations, il vous appartient de demander conseil.
Le FCPA vise à empêcher la corruption d’agents publics étrangers par des représentants de sociétés U.S. dans le but d’obtenir un avantage commercial. Il interdit le paiement ou l’offre de toute chose de valeur, directement ou indirectement, à un agent public étranger, à un parti politique, à un responsable de parti ou à un candidat, dans le but d’influencer un acte officiel de cette personne ou du gouvernement afin d’obtenir un tel avantage.
Il incombe à chaque employé participant à des activités commerciales internationales de se familiariser avec les exigences du FCPA et de demander conseil avant de recourir aux services d’un consultant étranger ou d’un représentant commercial étranger, ou avant de faire toute offre ou tout paiement susceptible de constituer une violation du FCPA.
Une demande de participation à toute activité pouvant avoir pour effet de promouvoir un boycott ou une pratique commerciale restrictive encouragée par un pays étranger contre des clients ou fournisseurs situés dans un pays ami des United States, ou contre une personne, une société ou une entreprise U.S., peut constituer une violation de la loi et doit être signalée sans délai à votre superviseur direct.
Les personnes qui détiennent des informations importantes, non publiques, concernant les activités de la Company ou celles des clients, fournisseurs, prestataires, partenaires commerciaux ou concurrents de la Company ne peuvent ni négocier les titres de la Company ou ceux de ces clients, fournisseurs, prestataires, partenaires commerciaux ou concurrents, ni révéler ces informations à qui que ce soit (ni fournir des « tuyaux » de négociation fondés sur ces informations) tant que ces informations n’ont pas été effectivement rendues publiques. Ces interdictions sont fondées sur les lois fédérales sur les valeurs mobilières et, dans ces lois, une information « importante » est une information qu’un investisseur raisonnable serait susceptible de considérer comme pertinente pour décider d’acheter ou de vendre un titre et qui pourrait affecter le prix de ce titre.
Le présent Code ne peut être modifié que par le Board of Directors de la Company.
CSUSBE 10/2025