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Politique de signalement

Nous nous engageons à conduire nos activités avec honnêteté et intégrité, et nous attendons de tous les employés qu'ils maintiennent des normes élevées conformément à notre Code of Conduct. Cependant, toutes les organisations sont exposées au risque que des choses tournent mal de temps à autre, ou qu'elles hébergent sans le savoir des comportements illégaux ou contraires à l'éthique. Une culture d'ouverture et de responsabilité est essentielle afin de prévenir de telles situations ou d'y remédier lorsqu'elles se produisent.

Les employés peuvent également, dans le cadre de l'exercice approprié de leurs fonctions, avoir accès à des informations de nature confidentielle, ou entrer en contact avec celles-ci. Vos conditions d'emploi prévoient que, sauf dans le cadre de l'exécution appropriée de vos fonctions, il vous est interdit de divulguer ces informations confidentielles, ou de les utiliser sous quelque forme que ce soit. Cependant, la loi autorise les employés à effectuer des « divulgations protégées » de certaines informations. Pour être protégée, une divulgation doit porter sur un sujet précis et doit également être effectuée de manière appropriée. La protection des lanceurs d'alerte est limitée à une divulgation qui, selon la croyance raisonnable de l'employé à l'origine de la divulgation, est effectuée dans l'intérêt public.

1. Objet de la politique

Les objectifs de cette politique sont les suivants :

  1. Encourager les employés à signaler dès que possible tout comportement répréhensible présumé, en sachant que leurs préoccupations seront prises au sérieux et examinées de manière appropriée, et que leur confidentialité sera respectée.
  2. Fournir aux employés des conseils sur la manière de faire part de ces préoccupations.
  3. Rassurer les employés en leur indiquant qu'ils doivent pouvoir soulever de véritables préoccupations de bonne foi sans crainte de représailles, même s'il s'avère qu'elles sont erronées.

2. Qu'est-ce qu'un Whistleblowing ?

  1. Le Whistleblowing est la divulgation d'informations relatives à des comportements répréhensibles présumés ou à des dangers sur le lieu de travail. Cela peut inclure :
    1. des activités criminelles ;
    2. des erreurs judiciaires ;
    3. un danger pour la santé et la sécurité ;
    4. des atteintes à l'environnement ;
    5. le non-respect d'une obligation légale ou d'exigences réglementaires ;
    6. la fraude financière ou une mauvaise gestion ;
    7. la violation de nos politiques et procédures internes, y compris notre Code of Conduct ;
    8. un comportement susceptible de nuire gravement à notre réputation ;
    9. la divulgation non autorisée d'informations confidentielles ;
    10. la dissimulation délibérée de l'un des sujets susmentionnés.
  2. Un lanceur d'alerte est une personne qui soulève de bonne foi une préoccupation réelle concernant l'un des éléments ci-dessus. Si vous avez une préoccupation réelle liée à un comportement répréhensible présumé ou à un danger affectant l'une de nos activités (une préoccupation de whistleblowing), vous devez la signaler conformément à cette politique.
  3. Cette politique ne doit pas être utilisée pour les réclamations relatives à votre situation personnelle, comme la manière dont vous avez été traité au travail. Dans ces cas, vous devez utiliser la Grievance Procedure ou la Anti-harassment and Bullying Policy, selon le cas.
  4. Si vous n'êtes pas certain qu'un sujet entre dans le champ d'application de cette politique, vous devez demander conseil en toute confidentialité au CFO.

3. Signaler une préoccupation de Whistleblowing

  1. Nous espérons que, dans de nombreux cas, vous pourrez faire part de vos préoccupations à votre line Manager. Vous pouvez lui en parler en personne ou, si vous le préférez, mettre la question par écrit. Il pourra peut-être convenir d'une manière de résoudre votre préoccupation rapidement et efficacement. Toutefois, si la situation est plus grave, ou si vous estimez que votre line Manager n'a pas traité votre préoccupation, ou si vous préférez ne pas la lui soumettre pour une raison quelconque, vous devez contacter le CFO ou le CEO.
  2. Nous organiserons une réunion avec vous dès que possible afin de discuter de votre préoccupation. Vous pouvez vous faire accompagner par un collègue lors de toute réunion organisée dans le cadre de cette politique. Votre accompagnant doit respecter la confidentialité de votre divulgation et de toute enquête ultérieure.
  3. Nous rédigerons un résumé écrit de votre préoccupation et vous en fournirons une copie après la réunion. Nous chercherons également à vous donner une indication de la manière dont nous envisageons de traiter la question.

4. Confidentialité

  1. Nous espérons que les employés se sentiront en mesure d'exprimer ouvertement leurs préoccupations de whistleblowing dans le cadre de cette politique. Toutefois, si vous souhaitez faire part de votre préoccupation de manière confidentielle, nous ferons tout notre possible pour garder votre identité secrète. S'il est nécessaire que la personne qui enquête sur votre préoccupation connaisse votre identité, nous en discuterons avec vous.
  2. Nous n'encourageons pas les employés à faire des divulgations anonymes. Une enquête appropriée peut être plus difficile, voire impossible, si nous ne pouvons pas obtenir d'autres informations de votre part. Il est également plus difficile d'établir si les allégations sont crédibles et ont été faites de bonne foi. Les lanceurs d'alerte qui craignent d'éventuelles représailles si leur identité est révélée doivent faire part de leurs préoccupations au CFO, et des mesures appropriées pourront alors être prises pour préserver la confidentialité.

5. Divulgations externes

  1. L'objectif de cette politique est de fournir un mécanisme interne pour signaler, enquêter et remédier à tout comportement répréhensible sur le lieu de travail. Dans la plupart des cas, vous ne devriez pas avoir besoin d'alerter qui que ce soit à l'extérieur.
  2. La loi reconnaît que, dans certaines circonstances, il peut être approprié de signaler vos préoccupations à un organisme externe tel qu'un régulateur. Il sera très rarement, voire jamais, approprié d'alerter les médias. Nous vous encourageons vivement à demander conseil avant de signaler une préoccupation à un tiers externe.
  3. Les préoccupations de whistleblowing concernent généralement le comportement de notre personnel, mais elles peuvent parfois concerner les actions d'un tiers, tel qu'un client, un fournisseur ou un prestataire de services. La loi vous permet de soulever de bonne foi une préoccupation auprès d'un tiers, lorsque vous pensez raisonnablement qu'elle concerne principalement ses actions ou quelque chose dont il est légalement responsable. Toutefois, nous vous encourageons d'abord à signaler ces préoccupations en interne. Vous devez contacter soit votre line Manager, soit le CFO pour obtenir des conseils.

6. Enquête et résultat

  1. Une fois que vous avez signalé une préoccupation, nous procéderons à une évaluation initiale afin de déterminer l'étendue de toute enquête. Nous vous informerons du résultat de notre évaluation. Il pourra vous être demandé d'assister à des réunions supplémentaires afin de fournir des informations complémentaires.
  2. Dans certains cas, nous pouvons désigner un enquêteur ou une équipe d'enquêteurs comprenant des employés ayant une expérience pertinente des enquêtes ou des connaissances spécialisées sur le sujet. L'enquêteur ou les enquêteurs peuvent formuler des recommandations de changement afin de nous permettre de réduire au minimum le risque de nouveaux comportements répréhensibles.
  3. Nous chercherons à vous tenir informé de l'avancement de l'enquête et du délai probable. Toutefois, le besoin de confidentialité peut parfois nous empêcher de vous communiquer des détails précis sur l'enquête ou sur toute mesure disciplinaire prise à la suite de celle-ci. Vous devez traiter comme confidentielle toute information relative à l'enquête.
  4. Si nous concluons qu'un lanceur d'alerte a formulé de fausses allégations de manière malveillante, de mauvaise foi ou en vue d'un gain personnel, il fera l'objet de mesures disciplinaires.

7. Si vous n'êtes pas satisfait

  1. Bien que nous ne puissions pas toujours garantir le résultat que vous recherchez, nous tenterons de traiter votre préoccupation de manière équitable et appropriée. En utilisant cette politique, vous pouvez nous aider à y parvenir.
  2. Si la manière dont votre préoccupation a été traitée ne vous satisfait pas, vous pouvez en faire part au CFO. Vous pouvez également contacter le CEO.

8. Protection et soutien aux lanceurs d'alerte

  1. Il est compréhensible que les lanceurs d'alerte s'inquiètent parfois d'éventuelles répercussions. Nous avons pour objectif d'encourager l'ouverture et soutiendrons les employés qui soulèvent de véritables préoccupations de bonne foi dans le cadre de cette politique, même s'il s'avère qu'elles sont erronées.
  2. Les employés ne doivent subir aucun traitement préjudiciable du fait d'avoir soulevé une préoccupation de bonne foi. Un traitement préjudiciable comprend le licenciement, une mesure disciplinaire, des menaces ou tout autre traitement défavorable lié au fait d'avoir soulevé une préoccupation. Si vous pensez avoir subi un tel traitement, vous devez en informer immédiatement le CFO. Si la situation n'est pas corrigée, vous devez la signaler formellement en utilisant notre Grievance Procedure.
  3. Les employés ne doivent en aucun cas menacer ou exercer des représailles contre les lanceurs d'alerte. Toute personne impliquée dans un tel comportement fera l'objet de mesures disciplinaires.

CSWBP 10/2025