Politique relative à l'hospitalité et aux cadeaux d'entreprise

1. Introduction

ComponentSource Group reconnaît que la confiance et l’assurance dans la probité de ses activités sont essentielles à sa réussite et à sa croissance continues. Afin de favoriser la confiance et l’assurance que les clients, fournisseurs, travailleurs et la communauté en général accordent à ComponentSource, il est important que la Société, ses employés et ses agents se comportent, et soient perçus comme se comportant, de manière appropriée et honnête en permanence.

La présente politique relative aux hospitalités d’entreprise et aux cadeaux vise à :

1. Protéger la réputation de la Société ;
2. Protéger les employés contre des accusations de conduite inappropriée ;
3. Garantir que tous les clients et fournisseurs sont traités sur une base d’égalité ;
4. Éviter tout conflit potentiel entre les intérêts privés des employés et leurs obligations professionnelles ;
5. Instaurer une forte culture anti-corruption au sein de la Société et mettre en place un processus de suivi des cadeaux et de l’hospitalité afin de renforcer la conformité avec toute la législation applicable en matière de lutte contre la corruption.

Il est conseillé aux employés que, nonobstant toute disposition contenue dans la présente Politique, en cas de doute sur la permissibilité ou la probité de l’acceptation d’un cadeau ou d’une offre d’hospitalité, ils doivent décliner cette offre. Rien ne doit être accepté qui serait de nature à jeter le discrédit sur la Société.

2. Hospitalité

1. « Hospitalité d’entreprise », aux fins de la présente politique, désigne toute forme d’hébergement, de divertissement ou autre hospitalité fournie à un employé de la Société par un tiers et qui lui est offerte uniquement ou de manière significative en raison de sa position de représentant de la Société. Sont exclues les catégories d’hospitalité précisées au paragraphe b ci-dessous.
2. Aux fins de la présente politique et par souci de clarté, les éléments suivants ne sont généralement pas considérés comme une hospitalité d’entreprise et ne nécessiteront aucune approbation préalable à leur acceptation :
   1. Les déjeuners de travail ordinaires ou les rafraîchissements fournis lors d’une visite d’affaires ;
   2. L’hospitalité accordée aux employés participant à un séminaire, une conférence ou tout autre événement externe approuvé par la Société, à condition que cette hospitalité soit offerte à tous les participants ;
   3. Les avantages tirés de programmes de fidélité des voyageurs fréquents, attribués lors de déplacements payés par la Société ;
   4. Les séminaires, conférences ou ateliers gratuits, à condition qu’ils soient gratuits pour tous les participants et qu’ils ne soient pas fournis uniquement aux employés de la Société.
3. Tous les employés doivent obtenir une approbation avant d’accepter toute forme d’hospitalité d’entreprise qui leur est offerte. L’approbation doit être demandée à leur Manager ou, lorsque la valeur de l’hospitalité d’entreprise est susceptible de dépasser un montant symbolique, au CEO.
4. Un enregistrement exact doit être tenu de toutes les offres d’hospitalité d’entreprise faites à la Société ou aux employés de la Société afin d’être inscrit dans le Registre. Tout employé auquel est offerte une forme d’hospitalité d’entreprise doit consigner, dès que cela est raisonnablement possible :
   1. Une description de l’hospitalité offerte ;
   2. Une estimation de la valeur probable de l’hospitalité ;
   3. Si elle a été rejetée ou acceptée ;
   4. Si elle a été acceptée, la raison pour laquelle elle l’a été ; et
   5. De qui l’approbation préalable a été obtenue.

3. Réception de cadeaux

1. À l’exception des cadeaux de faible valeur et qui ne sont que de simples objets promotionnels (tels que des stylos promotionnels, des calendriers et de la papeterie), les employés de ComponentSource ne sont pas autorisés à accepter de l’argent ou des cadeaux de la part de clients, de fournisseurs ou d’autres tiers liés à la Société.
2. ComponentSource reconnaît qu’il peut exister des cas exceptionnels dans lesquels le refus d’un cadeau causerait une offense ou un embarras important. Dans de tels cas, le cadeau peut être accepté puis donné à une œuvre caritative choisie par la Société ou, s’il s’agit de nourriture ou de boisson, partagé avec les autres employés.
3. Lorsque cela est possible, tout employé envisageant d’accepter un cadeau doit d’abord demander l’approbation de son Manager. S’il n’est pas possible d’obtenir une approbation préalable, l’employé qui accepte le cadeau doit en informer son Manager dès que possible après l’avoir reçu.
4. Un enregistrement exact doit être tenu de toutes les offres de cadeaux faites à la Société ou aux employés de la Société par des tiers, et doit être archivé dans le « Hospitality and Gifts Register » (« le Registre »). Tout employé à qui l’on offre un cadeau qui n’est pas simplement un objet symbolique doit consigner, dès que cela est raisonnablement possible :
   1. Une description du cadeau offert ;
   2. Une estimation de la valeur du cadeau offert ;
   3. Si le cadeau a été rejeté ou accepté ;
   4. Si le cadeau a été accepté, la raison pour laquelle il l’a été ;
   5. Si une approbation préalable a été obtenue, et si oui, de qui ; et
   6. À qui il est donné (voir le sous-paragraphe 4d ci-dessous).

4. Registre de l’hospitalité et des cadeaux

1. Le Registre sera détenu par le CFO (à cette fin, « le Registrar »).
2. Toutes les offres de cadeaux ou d’hospitalité doivent être consignées sur un Register Entry Form, disponible auprès du Registrar. Le Register Entry Form doit être signé par l’employé et contresigné par son Manager avant d’être retourné au Registrar.
3. Le Register Entry Form doit être rempli dès que cela est raisonnablement possible et être remis au Registrar dans les 5 jours ouvrables suivant l’offre du cadeau ou de l’hospitalité.
4. Il est prévu que des cas puissent survenir dans lesquels un cadeau accepté par la Société ou l’un de ses employés n’a pas été donné au moment où l’entrée correspondante est faite dans le Registre. Dans de tels cas, le Registre doit être mis à jour dans les 5 jours ouvrables à compter de la date à laquelle le don est effectué.

5. Violation de la présente Politique

1. Le respect de la présente politique est essentiel à la protection de la réputation de la Société et de celle de ses employés. Tout employé ou toute personne associée qui est reconnu avoir agi en contravention avec la présente politique ou ses principes peut faire l’objet de mesures disciplinaires, y compris un licenciement sur-le-champ lorsque la violation constitue une faute grave.
2. Tout employé ou toute personne associée reconnu avoir offert ou reçu des pots-de-vin, ou avoir soudoyé un agent public étranger, peut faire l’objet de poursuites pénales. Toute personne reconnue coupable de corruption sera tenue, en plus de toute sanction légale imposée, de supporter tous les coûts de remédiation connexes, tels que les pertes, les frais de justice ou les dépenses.

CSHGP 10/2025