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Un pilastro del successo di ComponentSource è stato l'elevato grado di professionalità e integrità dimostrato ogni giorno dai nostri dipendenti in tutta l'azienda. Man mano che cresciamo in numero e nella varietà di clienti e località che serviamo, è importante fornire linee guida chiare su come dovremmo affrontare questioni e decisioni importanti che possono sorgere mentre ci impegniamo a offrire il miglior servizio ai nostri clienti e il miglior ambiente di lavoro per i nostri dipendenti. Questo Codice di Etica e Condotta Aziendale è destinato a essere la fonte principale di tali indicazioni.
L'obiettivo del Codice di Etica e Condotta Aziendale è fornire informazioni sulle aspettative e sui processi che dovrebbero guidare il nostro comportamento aziendale su una varietà di questioni. È stato fatto ogni sforzo per garantire che il codice sia chiaro, pratico e coerente. Tuttavia, nessun documento può affrontare ogni situazione, pertanto vi invitiamo a porre domande al vostro manager o a un'altra persona appropriata nel caso in cui qualcosa non sia chiaro.
Siamo fortemente impegnati a rispettare le aspettative e le linee guida espresse nel Codice. Ci auguriamo che sia una guida utile per il nostro modo di fare business e ci aspettiamo pienamente che tutti, dal CEO al nuovo assunto, lo accolgano e lo rispettino.
Il presente Codice di Etica e Condotta Aziendale (“Codice”) si applica a tutti gli officer, direttori e dipendenti di ComponentSource, Inc. e dei suoi subappaltatori (la “Società”) e a tutte le sue attività aziendali. Questo Codice sarà incorporato in tutti i contratti con i consulenti individuali che la Società incarica di svolgere servizi per i propri clienti, e ci si aspetta che essi lo rispettino. Come utilizzato in questo Codice, “dipendenti” include tali consulenti individuali e i direttori esterni della Società.
La responsabilità dell'impegno della Società verso l'integrità ricade su ciascun dipendente. Tutti i dipendenti sono tenuti a:
I dipendenti che violano questo Codice saranno soggetti ad azioni disciplinari fino alla cessazione del rapporto di lavoro inclusa. Le violazioni possono anche comportare sanzioni civili o penali. Un dipendente che assista a una violazione e non la segnali può essere soggetto a provvedimenti disciplinari, e un manager può essere soggetto a provvedimenti disciplinari nella misura in cui una violazione rifletta un controllo inadeguato.
Le ritorsioni contro i dipendenti che segnalano ciò che ritengono in buona fede essere una violazione di questo Codice o di qualsiasi legge o regolamento applicabile alla Società, che assistono altri nel presentare tale segnalazione o che cooperano con un'indagine su una tale violazione sono severamente vietate e comporteranno azioni disciplinari fino alla cessazione del rapporto di lavoro inclusa.
La Società aspira a svolgere la propria attività in conformità a standard etici rigorosi e nel pieno rispetto di tutte le leggi e i regolamenti. In qualità di appaltatore governativo, la Società ha un ruolo speciale come custode delle risorse pubbliche. Nel corso delle attività aziendali, l'integrità deve essere alla base di tutte le relazioni della Società.
La Società si aspetta che ogni dipendente aderisca a elevati standard etici, promuova un comportamento etico e sia onesto e diretto nei rapporti reciproci, così come con clienti, partner commerciali e il pubblico. I dipendenti non devono intraprendere comportamenti o attività che possano sollevare dubbi circa l'onestà, l'imparzialità o la reputazione della Società o comunque arrecare imbarazzo alla Società. Ogni azione dovrebbe essere valutata considerando se sia legale, equa per tutti i soggetti coinvolti, nell'interesse dei nostri azionisti, dipendenti e clienti e in grado di resistere al controllo pubblico.
La Società e i suoi dipendenti devono rispettare tutte le leggi e i regolamenti applicabili che incidono sull'attività della Società. Alcune delle leggi e dei regolamenti più comuni sono trattati in questo Codice. Sebbene la Società non si aspetti che i propri dipendenti siano esperti in materia legale, ritiene ciascun dipendente responsabile di conoscere le leggi che disciplinano le sue aree di responsabilità. Se hai una domanda riguardante l'applicazione di una legge o di un regolamento a un'azione prevista, è tua responsabilità chiedere indicazioni.
La politica della Società in materia di pari opportunità di impiego vieta la discriminazione basata su razza, colore, religione, origine nazionale, sesso, orientamento sessuale, età, disabilità fisica o mentale, status di veterano o qualsiasi altro stato o classificazione protetti dalla legge federale, statale o locale applicabile. Questa politica si applica a tutti i termini e condizioni di impiego, inclusi reclutamento, assunzione, trasferimenti, promozioni, cessazioni, retribuzione e benefit.
La Società si impegna a mantenere un ambiente di lavoro libero da ogni forma di discriminazione e molestia. In linea con questo impegno, la Società non tollererà discriminazioni o molestie da parte di chiunque, inclusi supervisori, colleghi, fornitori, vendor, consulenti, visitatori o clienti della Società.
Le molestie consistono in comportamenti indesiderati, verbali, fisici o visivi, basati sullo stato protetto di una persona, come razza, colore, religione, origine nazionale, sesso, età o disabilità fisica o mentale. Tutti i dipendenti sono responsabili di contribuire a garantire che evitiamo le molestie sul luogo di lavoro e di segnalare immediatamente qualsiasi molestia subita o osservata.
La nostra politica è fornire un ambiente di lavoro privo dei problemi associati all'uso e all'abuso di sostanze controllate o alcol. La distribuzione, la somministrazione, il possesso o l'uso di droghe illegali o altre sostanze controllate, salvo per scopi medici approvati, in qualsiasi ufficio o sede della Società in cui i dipendenti della Società svolgono attività lavorative è severamente vietata. In nessun caso un dipendente dovrebbe trovarsi sotto l'effetto di alcol, droghe illegali o sostanze controllate (diverse dalle sostanze controllate approvate per scopi medici) mentre si trova in tale ufficio o sede. Non è consentito consumare alcol nei locali della Società, salvo quanto autorizzato durante eventi sponsorizzati dalla Società.
Ciascun dipendente deve registrare accuratamente il proprio tempo su base giornaliera in conformità alle politiche e procedure di rilevazione del tempo stabilite dalla Società. Ogni dipendente è tenuto a leggere, comprendere pienamente e seguire tali politiche e procedure. Nel registrare elettronicamente il tuo tempo, certifichi che il tuo tempo viene addebitato in conformità a tali politiche e procedure. È severamente vietato spostare impropriamente costi da un contratto a un altro, addebitare impropriamente manodopera o materiali e falsificare i fogli presenza. Se hai domande o dubbi su come addebitare il tempo o registrare i costi, è tua responsabilità chiedere indicazioni.
La Società deve rispettare pienamente TINA nello svolgimento delle proprie attività con il Governo degli Stati Uniti. Lo scopo di TINA è fornire al Governo un mezzo efficace per negoziare un prezzo equo e ragionevole.
TINA richiede la divulgazione dei dati di costo o di prezzo e la certificazione che tali dati siano accurati, completi e aggiornati. I dipendenti coinvolti nella negoziazione di contratti e subappalti governativi devono garantire che tutti i dati di costo e di prezzo, le comunicazioni e le dichiarazioni di fatto siano accurati, completi, aggiornati e veritieri.
Tutti i dipendenti sono responsabili della protezione e dell'uso appropriato dei beni della Società, che includono beni materiali oltre a proprietà intellettuale e informazioni riservate. Sebbene i beni della Società siano destinati a essere utilizzati solo per legittimi scopi aziendali, si riconosce che un uso personale occasionale da parte dei dipendenti può verificarsi senza influire negativamente sugli interessi della Società.
Ad esempio, i dipendenti possono occasionalmente utilizzare i computer della Società per inviare e ricevere e-mail personali e i telefoni della Società per effettuare o ricevere chiamate telefoniche locali personali, purché tale attività non interferisca con il business della Società e rispetti le politiche della Società per una comunicazione appropriata. La Società si riserva il diritto di accedere, esaminare, eliminare, divulgare o utilizzare qualsiasi comunicazione personale dei dipendenti e altro materiale memorizzato nei computer o nei telefoni della Società, e pertanto non si deve avere alcuna aspettativa di riservatezza rispetto a tali comunicazioni e materiali.
La proprietà fornita dal Governo sarà utilizzata, mantenuta, contabilizzata e smaltita in conformità ai requisiti contrattuali applicabili e ai regolamenti governativi.
L'uso, la spesa e la dismissione delle risorse della Società devono essere documentati come richiesto dalle procedure aziendali. I documenti e gli altri registri devono essere conservati in conformità ai requisiti applicabili di legge, ai contratti e alle politiche della Società e non saranno utilizzati per guadagno o beneficio personale. Nessun dipendente né chiunque agisca per conto della Società adotterà alcuna azione per aggirare il sistema di controlli interni della Società o fornirà informazioni fuorvianti nei documenti e nei registri della Società.
I dipendenti devono utilizzare tutto il software solo in conformità ai termini degli accordi di licenza della Società o di altri contratti in base ai quali il software viene fornito. Il software concesso in licenza alla Società non può essere copiato o fornito a terzi salvo autorizzazione ai sensi del relativo accordo di licenza.
È essenziale che tutti i dipendenti proteggano i segreti commerciali e le informazioni riservate della Società e rifiutino qualsiasi accesso improprio ai segreti commerciali e alle informazioni riservate di qualsiasi altra azienda o entità, inclusi i nostri concorrenti. Le informazioni proprietarie della Società non devono essere discusse con altri all'interno della Società, salvo su stretta base need-to-know.
Se vi è la necessità di divulgare segreti commerciali o informazioni riservate della Società a qualsiasi persona esterna alla Società, tale divulgazione deve essere effettuata solo congiuntamente a un accordo di non divulgazione fornito dalla Società. Analogamente, i diritti della Società sulla propria tecnologia e sui propri prodotti devono essere protetti mediante l'uso di accordi appropriati ogni volta che tale tecnologia e/o tali prodotti vengono utilizzati, trasferiti o divulgati. A tali fini, “informazioni riservate” include anche le informazioni relative ai dipendenti della Società e ad altre persone o entità che la Società è obbligata per legge o per accordo a mantenere confidenziali.
Ogni dipendente ha il dovere legale di svolgere le proprie responsabilità con la massima buona fede e lealtà verso la Società. Un “conflitto di interesse personale” si verifica quando i tuoi interessi personali (ad esempio, guadagno finanziario, sviluppo della carriera o vantaggio reputazionale), o quelli della tua famiglia immediata, interferiscono in qualsiasi modo o sembrano addirittura interferire con i legittimi interessi commerciali della Società o con la tua capacità di prendere decisioni obiettive ed eque nello svolgimento del tuo lavoro. I familiari immediati includono il coniuge o ex coniuge; genitori, genitori acquisiti e nonni (sia tuoi che del tuo coniuge); figli, figliastri e nipoti (tuy e del tuo coniuge) e i loro coniugi; fratelli e i loro coniugi; e chiunque altro viva nel tuo nucleo familiare. Al fine di evitare potenziali conflitti di interesse, i dipendenti dovrebbero evitare qualsiasi attività che ragionevolmente si possa prevedere li porti in una situazione di conflitto.
Sebbene non tutte le situazioni contrarie a questa politica possano essere elencate qui, le seguenti situazioni sono vietate:
Si verifica un “conflitto di interesse organizzativo” quando, a causa delle altre attività della Società o delle sue relazioni con altre persone, la Società non è in grado o potenzialmente non è in grado di fornire assistenza o consulenza imparziale al Governo, l'obiettività della Società nell'esecuzione del lavoro contrattuale è o potrebbe essere altrimenti compromessa, oppure la Società ha un vantaggio competitivo sleale.
Ad esempio, un conflitto di interesse organizzativo può derivare quando la natura del lavoro svolto dalla Società su un contratto (come lo sviluppo di una specifica) crea un conflitto di interesse effettivo o potenziale su una futura opportunità di procurement o contratto. È responsabilità di ciascun dipendente riconoscere e segnalare ai propri supervisori qualsiasi attività o relazione che possa creare un conflitto di interesse organizzativo, in modo che la Società possa adottare le azioni appropriate per evitare tale conflitto organizzativo.
La Società non impiegherà né manterrà alcuna persona o agenzia per sollecitare o ottenere qualsiasi contratto del Governo degli Stati Uniti o di governi stranieri per la Società sulla base di un accordo o intesa per una commissione o altro compenso contingente, salvo per dipendenti o agenzie commerciali consolidate che non esercitano né propongono di esercitare influenze improprie per sollecitare o ottenere contratti governativi né si presentano come in grado di ottenere qualsiasi contratto governativo tramite influenza impropria. Nessun dipendente stipulerà un accordo per pagare una commissione o altro compenso subordinato all'aggiudicazione di un contratto governativo senza prima ottenere il permesso del Presidente.
Vedi anche “Foreign Corrupt Practices Act (FCPA)” alla sezione 29 qui sotto.
Cortesie commerciali come regali, intrattenimento, servizi o favori non devono essere offerte a nessun dipendente o rappresentante governativo. Quando si ha a che fare con personale non governativo in relazione a contratti o subappalti governativi, si applicano restrizioni analoghe. È reato offrire, fornire, sollecitare o accettare qualcosa di valore in cambio di un trattamento favorevole su un contratto o subappalto governativo oppure a causa di un atto ufficiale compiuto o da compiere. Le cortesie commerciali offerte a clienti commerciali non governativi devono dimostrare un buon giudizio commerciale, essere coerenti con le pratiche di mercato, infrequenti, di importo nominale (inferiore a $50) e legali, e non devono essere in contanti né offerte in modo tale da poter danneggiare la reputazione della Società per imparzialità e correttezza. In caso di dubbio sull'appropriatezza di una cortesia commerciale, chiedere indicazioni e, in caso di dubbio, optare sempre per la prudenza.
Presentare consapevolmente una falsa richiesta o una falsa dichiarazione al governo costituisce una violazione della legge e può esporre sia la Società sia i singoli dipendenti a sanzioni civili e penali, incluse multe, sospensione, interdizione e pene detentive. È responsabilità di ciascun dipendente garantire che tutte le richieste e le dichiarazioni presentate al governo siano veritiere e non fuorvianti. Inoltre, il più alto standard di condotta onorevole ed etica deve essere osservato in tutte le relazioni con i concorrenti della Società. È vietata l'avanzata degli interessi commerciali della Società attraverso la diffusione di informazioni non verificate o altre azioni sleali volte a danneggiare i concorrenti, così come ogni altra attività disonorevole.
Integrità e correttezza nelle transazioni sono componenti fondamentali delle nostre pratiche commerciali. Tutti i fornitori, vendor e altri partner commerciali devono essere trattati in modo equo e uniforme in conformità alle politiche e procedure di acquisto stabilite dalla Società. I dipendenti non devono intraprendere alcuna attività vietata dalle leggi antitrust, inclusi boicottaggio, fissazione dei prezzi, rifiuto di trattare, discriminazione dei prezzi o trattamento differenziato di fornitori e vendor. Il pagamento di tangenti, l'accettazione di kickback e l'ottenimento o l'uso di informazioni privilegiate di terzi nei rapporti con fornitori, vendor e partner commerciali sono espressamente vietati e non saranno tollerati.
Ci si aspetta che i dipendenti si comportino e conducano gli affari della Società in modo conforme alle leggi antitrust federali e statali che vietano monopoli e accordi che limitano irragionevolmente il commercio. La Società non stipulerà subappalti o accordi di teaming che restringano irragionevolmente le vendite della controparte direttamente al governo degli Stati Uniti di articoli prodotti o forniti dalla controparte e non agirà altrimenti per limitare irragionevolmente la capacità di qualsiasi altra parte di vendere direttamente al governo degli Stati Uniti. Viceversa, la Società non stipulerà accordi nei quali, in qualità di subappaltatore o partner di teaming, sia soggetta a restrizioni irragionevoli nel vendere i propri prodotti o servizi direttamente al governo degli Stati Uniti.
Infine, la Società deve sviluppare in modo indipendente i propri prezzi per tutte le offerte e proposte per contratti e subappalti governativi senza alcuna consultazione, comunicazione o accordo con qualsiasi altro offerente concorrente, e la Società non divulgherà i propri prezzi ad alcun altro concorrente prima dell'apertura delle offerte o dell'aggiudicazione del contratto.
È vietato alla Società utilizzare fondi federali per pagare persone, come lobbisti o consulenti, per influenzare o tentare di influenzare le decisioni esecutive o legislative in relazione all'aggiudicazione o modifica di qualsiasi contratto governativo. Nessun dipendente può assumere tale lobbista o consulente senza la previa autorizzazione scritta del Presidente.
Alle società è vietato effettuare contributi di denaro o altre risorse a candidati, titolari di cariche e partiti politici a livello federale. La Società rispetta il diritto dei dipendenti di essere coinvolti in attività politiche e di contribuire con il proprio tempo e le proprie risorse. Tuttavia, tale attività non deve svolgersi durante il tempo o nei locali della Società né coinvolgere il nome della Società, e la Società non rimborserà ai dipendenti alcun contributo da essi eventualmente effettuato. Le leggi e i regolamenti che disciplinano i contributi a candidati statali e locali variano da stato a stato, e tutti i dipendenti devono agire in conformità a tali leggi e regolamenti.
Tutte le informazioni classificate per la sicurezza nazionale devono essere gestite e protette in stretta conformità alle procedure imposte dal Governo degli Stati Uniti.
Durante lo svolgimento di qualsiasi procurement, la Società non deve sollecitare né accettare da alcuna fonte informazioni proprietarie o informazioni relative alla selezione della fonte riguardanti tale procurement. Questo divieto inizia con lo sviluppo, la preparazione e l'emissione di una richiesta di offerta e termina con l'aggiudicazione di un contratto, una modifica o un'estensione contrattuale. Come utilizzato in questo Codice, le informazioni proprietarie includono le informazioni contenute in un'offerta o proposta, i dati di costo o di prezzo e qualsiasi informazione presentata al Governo da un appaltatore e correttamente designata come proprietaria. Le informazioni sulla selezione della fonte includono informazioni quali elenchi di offerenti e prezzi, elenchi di offerenti prima dell'apertura delle offerte, piani di selezione della fonte, valutazioni tecniche delle proposte, determinazioni dell'intervallo competitivo, classifiche (ad eccezione delle gare con busta chiusa), relazioni e valutazioni del comitato di selezione della fonte, raccomandazioni del comitato consultivo per la selezione della fonte e altre informazioni determinate dal responsabile dell'agenzia o dall'ufficiale contraente come informazioni che potrebbero compromettere l'integrità o il completamento con successo del procurement se divulgate.
Particolari attenzioni si applicano all'assunzione o al mantenimento di un dipendente governativo o ex dipendente governativo come dipendente o consulente della Società. Inoltre, vi sono vincoli speciali riguardo a qualsiasi comunicazione relativa a un possibile impiego di dipendenti governativi designati come “procurement officials”. I dipendenti della Società non intraprenderanno discussioni relative a, né faranno offerte di, impiego futuro a qualsiasi dipendente governativo senza prima avere ottenuto il via libera dal Presidente della Società e dal consulente legale.
Il Governo federale ha adottato una politica di tolleranza zero nei confronti dei propri appaltatori e dei loro dipendenti che partecipano o sostengono gravi forme di tratta di persone, l'acquisto di qualsiasi atto sessuale in cambio del quale qualsiasi cosa di valore sia data o ricevuta da qualsiasi persona o l'uso di lavoro forzato. Nessun dipendente della Società deve violare questa politica.
È sempre importante che i dipendenti che svolgono attività internazionali conoscano e rispettino le leggi degli Stati Uniti e dei paesi coinvolti in tali attività o transazioni commerciali. Queste leggi regolano la condotta dei dipendenti della Società in tutto il mondo. Se partecipi a queste attività commerciali, dovresti conoscere, comprendere e rispettare rigorosamente tali leggi e regolamenti, inclusi quelli relativi ai controlli sulle esportazioni, all'anticorruzione e ai boicottaggi, indicati di seguito. Se non hai familiarità con queste leggi e regolamenti, chiedi indicazioni prima di negoziare qualsiasi transazione che coinvolga un paese o un'entità straniera.
Si tratta di leggi e regolamenti specifici da seguire quando si esportano materiali, attrezzature, armi, (International Traffic in Arms Regulations, ITAR) tecnologia, dati, software, informazioni e servizi (“articoli”). Queste leggi e regolamenti si applicano non solo alle esportazioni di tali articoli al di fuori degli Stati Uniti, ma anche alle “deemed exports” all'interno degli Stati Uniti quando articoli soggetti a controllo all'esportazione vengono divulgati a cittadini stranieri negli Stati Uniti, inclusi dipendenti della Società o dei suoi appaltatori che non sono cittadini statunitensi. Prima di trasferire qualsiasi articolo al di fuori degli Stati Uniti o a una società o a un cittadino straniero all'interno degli Stati Uniti, è responsabilità di ciascun dipendente garantire che tutte le leggi e i regolamenti pertinenti sulle esportazioni siano rispettati. Questa responsabilità include la verifica (secondo le procedure di esportazione della Società) che la licenza corretta sia utilizzata in qualsiasi dichiarazione di esportazione o altro documento richiesto per l'esportazione. In caso di dubbi sulle esportazioni, è tua responsabilità chiedere indicazioni.
Il FCPA ha lo scopo di prevenire la corruzione di funzionari stranieri da parte di rappresentanti di società statunitensi al fine di ottenere un vantaggio commerciale. Vieta il pagamento o l'offerta, diretta o indiretta, di qualsiasi cosa di valore a un funzionario di un governo straniero, a un partito politico, a un ufficiale di partito o a un candidato, allo scopo di influenzare un atto ufficiale della persona o del governo per ottenere tale vantaggio.
È responsabilità di ciascun dipendente coinvolto in attività commerciali internazionali familiarizzarsi con i requisiti del FCPA e chiedere indicazioni prima di avvalersi di qualsiasi consulente straniero o rappresentante di marketing o prima di effettuare qualsiasi offerta o pagamento che possa costituire violazione del FCPA.
Una richiesta di partecipare a qualsiasi attività che possa avere l'effetto di promuovere un boicottaggio o una pratica commerciale restrittiva promossa da un paese straniero contro clienti o fornitori situati in un paese amico degli Stati Uniti o contro una persona, impresa o società statunitense può costituire una violazione della legge e deve essere prontamente segnalata al tuo supervisore immediato.
Le persone che possiedono informazioni materiali non pubbliche riguardanti l'attività della Società o quella dei clienti, fornitori, vendor, partner commerciali o concorrenti della Società non possono negoziare i titoli della Società o di tali clienti, fornitori, vendor, partner commerciali o concorrenti né rivelare le informazioni a chiunque (o fornire “soffi” di trading basati su tali informazioni) fino a quando le informazioni non siano state effettivamente divulgate al pubblico. Questi divieti si basano sulle leggi federali sui titoli e, come usato in tali leggi, per informazioni “materiali” si intende informazioni che un investitore ragionevole probabilmente considererebbe importanti nel decidere se acquistare o vendere un titolo e che potrebbero influenzarne il prezzo.
Questo Codice può essere modificato solo dal Consiglio di Amministrazione della Società.
CSUSBE 10/2025