Politica sul whistleblowing

Siamo impegnati a svolgere la nostra attività con onestà e integrità e ci aspettiamo che tutti i dipendenti mantengano standard elevati in conformità al nostro Code of Conduct. Tuttavia, tutte le organizzazioni corrono il rischio che le cose vadano storte di tanto in tanto, o di ospitare inconsapevolmente comportamenti illegali o non etici. Una cultura di apertura e responsabilità è essenziale per prevenire il verificarsi di tali situazioni o per affrontarle quando si verificano.

I dipendenti possono inoltre, nello svolgimento corretto delle proprie mansioni, avere accesso a, o entrare in contatto con, informazioni di natura riservata. I termini e le condizioni del vostro impiego prevedono che, salvo il corretto adempimento delle vostre mansioni, vi sia vietato divulgare, o fare uso di, tali informazioni riservate in qualsiasi forma. Tuttavia, la legge consente ai dipendenti di effettuare “protected disclosures” di determinate informazioni. Per essere protetta, una disclosure deve riguardare un argomento specifico e deve inoltre essere effettuata in modo appropriato. La protezione per whistleblowing è limitata a una disclosure che, nella ragionevole convinzione del dipendente che la effettua, sia fatta nell'interesse pubblico.

1. Scopo della Policy

Gli obiettivi di questa policy sono:

1. Incoraggiare i dipendenti a segnalare il sospetto illecito il prima possibile, nella consapevolezza che le loro preoccupazioni saranno prese sul serio e indagate in modo appropriato, e che la loro riservatezza sarà rispettata.
2. Fornire ai dipendenti indicazioni su come sollevare tali preoccupazioni.
3. Rassicurare i dipendenti che dovrebbero poter sollevare preoccupazioni autentiche in buona fede senza timore di ritorsioni, anche se dovessero risultare infondate.

2. Che cos'è il Whistleblowing?

1. Il whistleblowing è la divulgazione di informazioni relative a sospetti illeciti o pericoli sul lavoro. Ciò può includere:
   1. attività criminali;
   2. errori giudiziari;
   3. pericolo per la salute e la sicurezza;
   4. danni all'ambiente;
   5. mancato rispetto di qualsiasi obbligo legale o requisito normativo;
   6. frode finanziaria o cattiva gestione;
   7. violazione delle nostre policy e procedure interne, incluso il nostro Code of Conduct;
   8. comportamenti suscettibili di danneggiare gravemente la nostra reputazione;
   9. divulgazione non autorizzata di informazioni riservate;
   10. occultamento deliberato di uno qualsiasi dei casi sopra indicati.
2. Un whistleblower è una persona che solleva una preoccupazione autentica in buona fede relativa a uno qualsiasi dei casi sopra indicati. Se avete qualsiasi preoccupazione genuina relativa a sospetti illeciti o pericoli che incidono su una qualsiasi delle nostre attività (una preoccupazione di whistleblowing), dovreste segnalarla ai sensi di questa policy.
3. Questa policy non deve essere utilizzata per reclami relativi alle vostre circostanze personali, come il modo in cui siete stati trattati sul lavoro. In tali casi dovreste utilizzare la Grievance Procedure o la Anti-harassment and Bullying Policy, a seconda dei casi.
4. Se non siete certi che qualcosa rientri nell'ambito di questa policy, dovreste chiedere consiglio in via confidenziale al CFO.

3. Segnalazione di una preoccupazione di Whistleblowing

1. Speriamo che, in molti casi, possiate sollevare eventuali preoccupazioni con il vostro line Manager. Potete comunicarlo di persona oppure mettere la questione per iscritto, se preferite. Potrebbero essere in grado di concordare un modo per risolvere la vostra preoccupazione in modo rapido ed efficace. Tuttavia, qualora la questione sia più seria, o riteniate che il vostro line Manager non abbia affrontato la vostra preoccupazione, oppure preferiate non sollevarla con lui/lei per qualsiasi motivo, dovreste contattare il CFO o il CEO.
2. Organizzeremo un incontro con voi il prima possibile per discutere della vostra preoccupazione. Potete portare un collega a qualsiasi incontro previsto da questa policy. Il vostro accompagnatore deve rispettare la riservatezza della vostra disclosure e di qualsiasi successiva indagine.
3. Prenderemo nota di un riepilogo scritto della vostra preoccupazione e vi forniremo una copia dopo l'incontro. Cercheremo inoltre di darvi un'indicazione di come intendiamo affrontare la questione.

4. Riservatezza

1. Speriamo che i dipendenti si sentano in grado di esprimere apertamente preoccupazioni di whistleblowing ai sensi di questa policy. Tuttavia, se desiderate sollevare la vostra preoccupazione in via riservata, faremo ogni sforzo per mantenere segreta la vostra identità. Se per chi indaga sulla vostra preoccupazione fosse necessario conoscere la vostra identità, ne parleremo con voi.
2. Non incoraggiamo i dipendenti a effettuare disclosure in forma anonima. Un'indagine corretta può essere più difficile o impossibile se non possiamo ottenere ulteriori informazioni da voi. È inoltre più difficile stabilire se eventuali accuse siano credibili e siano state formulate in buona fede. I whistleblower che temono possibili ritorsioni qualora la loro identità venga rivelata dovrebbero discutere le proprie preoccupazioni con il CFO e potranno quindi essere adottate misure appropriate per preservare la riservatezza.

5. Disclosure Esterne

1. L'obiettivo di questa policy è fornire un meccanismo interno per segnalare, indagare e rimediare a qualsiasi illecito sul luogo di lavoro. Nella maggior parte dei casi non dovrebbe essere necessario allertare soggetti esterni.
2. La legge riconosce che, in alcune circostanze, può essere opportuno segnalare le vostre preoccupazioni a un organismo esterno, come un'autorità di regolamentazione. Molto raramente, se mai, sarebbe opportuno allertare i media. Vi incoraggiamo vivamente a chiedere consiglio prima di segnalare una preoccupazione a chiunque all'esterno.
3. Le preoccupazioni di whistleblowing riguardano di solito la condotta del nostro personale, ma talvolta possono riguardare le azioni di una terza parte, come un cliente, un fornitore o un prestatore di servizi. La legge vi consente di sollevare una preoccupazione in buona fede con una terza parte, qualora riteniate ragionevolmente che riguardi principalmente le sue azioni o qualcosa che è legalmente di sua responsabilità. Tuttavia, vi incoraggiamo a segnalare prima internamente tali preoccupazioni. Dovreste contattare il vostro line Manager oppure il CFO per ricevere indicazioni.

6. Indagine e esito

1. Una volta sollevata una preoccupazione, svolgeremo una valutazione iniziale per determinare l'ambito di un'eventuale indagine. Vi informeremo dell'esito della nostra valutazione. Potrebbe esservi richiesto di partecipare a ulteriori incontri per fornire ulteriori informazioni.
2. In alcuni casi potremmo nominare un investigatore o un team di investigatori, inclusi dipendenti con esperienza pertinente nelle indagini o conoscenze specialistiche sull'argomento. L'investigatore o gli investigatori potranno formulare raccomandazioni di cambiamento per consentirci di ridurre al minimo il rischio di futuri illeciti.
3. Il nostro obiettivo sarà tenervi informati sull'avanzamento dell'indagine e sulle probabili tempistiche. Tuttavia, a volte l'esigenza di riservatezza può impedirci di fornirvi dettagli specifici dell'indagine o di eventuali azioni disciplinari adottate come conseguenza. Dovreste trattare come riservate tutte le informazioni relative all'indagine.
4. Se concludiamo che un whistleblower ha formulato accuse false in modo malevolo, in mala fede o al fine di trarne un vantaggio personale, il whistleblower sarà soggetto a provvedimenti disciplinari.

7. Se non siete soddisfatti

1. Sebbene non possiamo sempre garantire l'esito che desiderate, cercheremo di trattare la vostra preoccupazione in modo equo e appropriato. Utilizzando questa policy potete aiutarci a raggiungere questo obiettivo.
2. Se non siete soddisfatti del modo in cui la vostra preoccupazione è stata gestita, potete sollevarla con il CFO. In alternativa potete contattare il CEO.

8. Protezione e supporto per i Whistleblower

1. È comprensibile che i whistleblower siano talvolta preoccupati per possibili conseguenze. Il nostro obiettivo è incoraggiare l'apertura e sosterremo i dipendenti che sollevano preoccupazioni autentiche in buona fede ai sensi di questa policy, anche se dovessero risultare infondate.
2. I dipendenti non devono subire alcun trattamento svantaggioso a seguito dell'aver sollevato una preoccupazione in buona fede. Il trattamento svantaggioso include il licenziamento, provvedimenti disciplinari, minacce o altri trattamenti sfavorevoli connessi al fatto di aver sollevato una preoccupazione. Se ritenete di aver subito un trattamento di questo tipo, dovreste informare immediatamente il CFO. Se la questione non viene risolta, dovreste sollevarla formalmente utilizzando la nostra Grievance Procedure.
3. I dipendenti non devono minacciare né ritorsioni in alcun modo contro i whistleblower. Chiunque sia coinvolto in tale condotta sarà soggetto a provvedimenti disciplinari.

CSWBP 10/2025