Politica su ospitalità e omaggi aziendali

1. Introduzione

ComponentSource Group riconosce che la fiducia e la confidenza nella correttezza delle proprie attività sono essenziali per il suo continuo successo e la sua crescita. Al fine di favorire la fiducia e la confidenza che clienti, fornitori, lavoratori e la comunità in generale ripongono in ComponentSource, è importante che la Società, i suoi dipendenti e i suoi agenti si comportino, e siano visti comportarsi, in modo appropriato e onesto in ogni momento.

La presente Corporate Hospitality and Gifts Policy mira a:

1. Tutelare la reputazione della Società;
2. Proteggere i dipendenti da accuse di scorrettezza;
3. Garantire che tutti i clienti e i fornitori siano trattati su base paritaria;
4. Evitare qualsiasi potenziale conflitto tra gli interessi privati dei dipendenti e i doveri professionali;
5. Instillare una forte cultura anticorruzione nella Società e istituire un processo di monitoraggio di regali e ospitalità per promuovere un ulteriore rispetto di tutta la normativa Anti-Bribery pertinente.

I dipendenti sono avvisati che, indipendentemente da quanto contenuto nella presente Policy, in caso di dubbio sulla liceità o sull'opportunità di accettare un regalo o un'offerta di ospitalità, devono rifiutare tale offerta. Non deve essere accettato nulla che possa gettare discredito sulla Società.

2. Ospitalità

1. “Corporate Hospitality”, ai fini della presente policy, indica qualsiasi forma di alloggio, intrattenimento o altra ospitalità fornita a un dipendente della Società da una terza parte e concessa al dipendente esclusivamente o in modo significativo in ragione della sua posizione di rappresentante della Società. Sono escluse le categorie di ospitalità specificate al paragrafo b qui sotto.
2. Ai fini della presente policy e per chiarezza, quanto segue normalmente non è considerato Corporate Hospitality e non richiederà alcuna approvazione prima dell'accettazione:
   1. Pranzi di lavoro ordinari o rinfreschi forniti durante una visita d'affari;
   2. Ospitalità offerta ai dipendenti che partecipano a un seminario, a una conferenza o ad altro evento esterno approvato dalla Società, purché tale ospitalità sia estesa a tutti i partecipanti presenti;
   3. Vantaggi derivanti da programmi per viaggiatori frequenti, assegnati durante viaggi pagati dalla Società;
   4. Seminari, conferenze o workshop gratuiti, purché siano gratuiti per tutti i partecipanti presenti e non siano forniti esclusivamente ai dipendenti della Società.
3. Tutti i dipendenti sono tenuti a ottenere l'approvazione prima di accettare qualsiasi forma di Corporate Hospitality che venga loro offerta. L'approvazione deve essere richiesta al proprio Manager o, qualora il valore della Corporate Hospitality sia presumibilmente superiore a quello nominale, al CEO.
4. Deve essere conservata una registrazione accurata di tutte le offerte di Corporate Hospitality fatte alla Società o ai dipendenti della Società, per l'inserimento nel Registro. Qualsiasi dipendente a cui venga offerta qualsiasi forma di Corporate Hospitality deve registrare, non appena ragionevolmente possibile:
   1. Una descrizione dell'ospitalità offerta;
   2. Una stima del presumibile valore dell'ospitalità;
   3. Se sia stata rifiutata o accettata;
   4. Se accettata, per quale motivo è stata accettata; e
   5. Da chi è stata ottenuta l'approvazione preventiva.

3. Ricezione di regali

1. Fatta eccezione per i regali di modico valore e meramente simbolici (come penne promozionali, calendari e cancelleria), ai dipendenti di ComponentSource non è consentito accettare denaro o regali da clienti, fornitori o altre terze parti coinvolte con la Società.
2. ComponentSource riconosce che possono verificarsi casi eccezionali in cui rifiutare un regalo provochi un notevole disappunto o imbarazzo. In tali casi il regalo può essere accettato e successivamente donato a un ente di beneficenza di scelta della Società oppure (se si tratta di cibo o bevande) condiviso con i colleghi.
3. Ove possibile, qualsiasi dipendente intenzionato ad accettare un regalo dovrebbe prima chiedere l'approvazione al proprio Manager. Se non è possibile ottenere un'approvazione preventiva, il dipendente che accetta il regalo deve informare il proprio Manager il prima possibile dopo aver ricevuto il regalo.
4. Deve essere conservata una registrazione accurata di tutte le offerte di regali fatte alla Società o ai dipendenti della Società da terze parti, e deve essere archiviata nel “Hospitality and Gifts Register” (“the Register”). Qualsiasi dipendente a cui venga offerto un regalo che non sia meramente simbolico deve registrare, non appena ragionevolmente possibile:
   1. Una descrizione del regalo offerto;
   2. Una stima del valore del regalo offerto;
   3. Se sia stato rifiutato o accettato;
   4. Se accettato, per quale motivo è stato accettato;
   5. Se sia stata ottenuta un'approvazione preventiva e, in tal caso, da chi; e
   6. A chi viene donato (vedere il sottoparagrafo 4d qui sotto).

4. Registro di ospitalità e regali

1. Il Registro sarà detenuto dal CFO (a tale scopo “the Registrar”).
2. Tutte le offerte di regali o ospitalità devono essere registrate su un Register Entry Form, disponibile presso il Registrar. Il Register Entry Form deve essere firmato dal dipendente e controfirmato dal suo Manager prima di essere restituito al Registrar.
3. Il Register Entry Form deve essere compilato non appena ragionevolmente possibile e depositato presso il Registrar entro 5 giorni lavorativi dall'offerta del regalo o dell'ospitalità.
4. Si prevede che possano verificarsi casi in cui un regalo accettato dalla Società o da uno dei suoi dipendenti non sia stato donato nel momento in cui la relativa voce viene inserita nel Registro. In tali casi il Registro deve essere aggiornato entro 5 giorni lavorativi dalla data in cui viene effettuata la donazione.

5. Violazione della presente Policy

1. Il rispetto della presente policy è essenziale per la tutela della reputazione della Società e di quella dei suoi dipendenti. Qualsiasi dipendente o persona associata che risulti aver agito in violazione della presente policy o dei suoi principi può essere soggetto a provvedimenti disciplinari, incluso il licenziamento in tronco qualora la violazione costituisca grave illecito disciplinare.
2. Qualsiasi dipendente o qualsiasi persona associata trovata a dare o ricevere tangenti o a corrompere un funzionario straniero può essere oggetto di accuse penali. Chiunque venga dichiarato colpevole di corruzione sarà responsabile, oltre a qualsiasi sanzione legale imposta, di eventuali costi di rimedio correlati quali perdite, spese giudiziarie o oneri.

CSHGP 10/2025