企业接待与礼品政策

1. 引言

ComponentSource Group 认识到，对其活动的正当性保持信任与信心，是其持续成功和增长的关键。为了培养客户、供应商、员工以及社会大众对 ComponentSource 的信任与信心，公司、其员工及代理人始终以适当且诚实的方式行事，并被视为以适当且诚实的方式行事，这一点十分重要。

本《企业接待与礼品政策》旨在：

1. 保护公司的声誉；
2. 保护员工免受不当行为指控；
3. 确保所有客户和供应商都以平等的基础对待；
4. 避免员工个人利益与职业职责之间的任何潜在冲突；
5. 在公司内建立强有力的反腐文化，并建立礼品和接待监控流程，以进一步遵守所有相关的反贿赂立法。

提醒员工，尽管本政策中有任何规定，如对接受礼品或接待提议的允许性或正当性存在任何疑问，应拒绝该提议。任何会使公司声誉受损的物品都不应接受。

2. 接待

1. 就本政策而言，“企业接待”是指由第三方为公司员工提供的任何形式的住宿、娱乐或其他接待，并且这种接待是仅仅或主要因为其作为公司代表的身份而给予该员工的。这不包括下文 b 段所述的接待类别。
2. 就本政策而言，为明确起见，以下通常不视为企业接待，且在接受前不需要任何批准：
   1. 在商务访问期间提供的正常工作午餐或茶点；
   2. 参加公司批准的研讨会、会议或其他外部活动的员工所获得的接待，前提是该等接待面向所有出席者；
   3. 在由公司支付费用的旅行期间获得的常旅客计划福利；
   4. 免费研讨会、讲座或工作坊，前提是所有出席者均可免费参加，且并非仅面向公司员工提供。
3. 所有员工在接受向其提供的任何形式企业接待前，均需获得批准。应向其经理寻求批准；如企业接待的价值可能超过象征性水平，则应向 CEO 寻求批准。
4. 必须对所有向公司或公司员工提供的企业接待作出准确记录，以便登记入册。任何被提供任何形式企业接待的员工，均应在合理可行的情况下尽快记录：
   1. 所提供接待的说明；
   2. 该接待可能价值的估计；
   3. 是否被拒绝或接受；
   4. 如已接受，接受的原因；以及
   5. 事先批准是向谁获得的。

3. 接收礼品

1. 除低价值且仅属象征性的小礼品（如宣传笔、日历和文具）外，ComponentSource 员工不得接受任何来自客户、供应商或与公司有关的其他第三方的金钱或礼品。
2. ComponentSource 认识到，在某些特殊情况下，拒绝礼品可能会造成严重冒犯或尴尬。在此类情况下，可接受该礼品，并随后将其捐赠给公司选择的慈善机构；或者（如果是食品或饮料）与其他员工共享。
3. 如可行，任何打算接受礼品的员工应首先向其经理寻求批准。若事先获得批准不可行，接受礼品的员工应在收到礼品后尽快通知其经理。
4. 必须对第三方向公司或公司员工提出的所有礼品提议进行准确记录，并存入“接待与礼品登记册”（“登记册”）。任何被提供非仅属象征性的礼品的员工，应在合理可行的情况下尽快记录：
   1. 所提供礼品的说明；
   2. 所提供礼品价值的估计；
   3. 是否被拒绝或接受；
   4. 如已接受，接受的原因；
   5. 是否已获得事先批准，如有，批准来自谁；以及
   6. 该礼品被捐赠给谁（见下文第 4d 小段）。

4. 接待与礼品登记册

1. 登记册将由 CFO 保管（就此而言称为“登记员”）。
2. 所有礼品或接待的提议都必须记录在登记条目表上，该表可向登记员索取。登记条目表必须由员工签署并经其经理复签后，方可返还给登记员。
3. 登记条目表必须在合理可行的情况下尽快填写，并在收到礼品或接待提议后的 5 个工作日内提交给登记员。
4. 预计可能会出现这样的情况：公司或其员工接受的礼品，在相关条目记入登记册时尚未完成捐赠。在此情况下，登记册必须在捐赠完成之日起 5 个工作日内更新。

5. 违反本政策

1. 遵守本政策对于保护公司及其员工的声誉至关重要。任何被发现违反本政策或其原则的员工或关联人员，均可能受到纪律处分；若违规行为构成严重不当行为，可包括即决解雇。
2. 任何被发现行贿、受贿或向外国官员行贿的员工或任何关联人员，均可能面临刑事指控。任何被判定犯有贿赂罪的人，除所施加的任何法律处罚外，还需承担任何相关补救费用，例如损失、法庭费用或开支。

CSHGP 10/2025