Richtlinie zu Unternehmensgastfreundschaft und Geschenken

1. Einleitung

ComponentSource Group erkennt an, dass Vertrauen und Zuversicht in die Rechtmäßigkeit ihrer Tätigkeiten für ihren anhaltenden Erfolg und ihr Wachstum unerlässlich sind. Um das Vertrauen und die Zuversicht zu fördern, die Kunden, Lieferanten, Arbeitnehmer und die Gemeinschaft im Allgemeinen in ComponentSource haben, ist es wichtig, dass das Unternehmen, seine Mitarbeiter und Beauftragten jederzeit angemessen und ehrlich handeln und auch so wahrgenommen werden.

Diese Richtlinie für betriebliche Bewirtung und Geschenke zielt darauf ab:

1. den Ruf des Unternehmens zu schützen;
2. Mitarbeiter vor Vorwürfen von Unredlichkeit zu schützen;
3. sicherzustellen, dass alle Kunden und Lieferanten gleich behandelt werden;
4. potenzielle Konflikte zwischen den privaten Interessen der Mitarbeiter und ihren beruflichen Pflichten zu vermeiden;
5. eine starke Anti-Korruptionskultur im Unternehmen zu verankern und einen Überwachungsprozess für Geschenke und Bewirtung einzuführen, um die Einhaltung aller einschlägigen Anti-Korruptionsgesetze weiter zu gewährleisten.

Die Mitarbeiter werden darauf hingewiesen, dass sie ungeachtet aller Bestimmungen dieser Richtlinie ein Geschenk oder Bewirtungsangebot ablehnen sollten, wenn Zweifel an der Zulässigkeit oder Angemessenheit der Annahme bestehen. Es sollte nichts angenommen werden, was das Unternehmen in Verruf bringen würde.

2. Bewirtung

1. „Betriebliche Bewirtung“ ist für die Zwecke dieser Richtlinie jede Form von Unterkunft, Unterhaltung oder sonstiger Bewirtung, die einem Mitarbeiter des Unternehmens von einem Dritten gewährt wird und die dem Mitarbeiter ausschließlich oder im Wesentlichen aufgrund seiner Stellung als Vertreter des Unternehmens gewährt wird. Ausgenommen sind die unter Absatz b unten näher bezeichneten Arten der Bewirtung.
2. Für die Zwecke dieser Richtlinie und zur Klarstellung gelten die folgenden Leistungen normalerweise nicht als betriebliche Bewirtung und erfordern vor der Annahme keine Genehmigung:
   1. übliche Geschäftsessen oder Erfrischungen, die während eines geschäftlichen Besuchs bereitgestellt werden;
   2. Bewirtung von Mitarbeitern, die an einem vom Unternehmen genehmigten Seminar, einer Konferenz oder einer anderen externen Veranstaltung teilnehmen, vorausgesetzt, diese Bewirtung wird allen Anwesenden gewährt;
   3. Vorteile aus Vielflieger- oder Vielfahrerprogrammen, die während von dem Unternehmen bezahlter Reisen gewährt werden;
   4. kostenlose Seminare, Vorträge oder Workshops, sofern sie für alle Anwesenden kostenlos sind und nicht ausschließlich für Mitarbeiter des Unternehmens angeboten werden.
3. Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, vor der Annahme jeglicher Form von betrieblicher Bewirtung, die ihnen angeboten wird, eine Genehmigung einzuholen. Die Genehmigung muss bei ihrem Vorgesetzten oder, wenn der Wert der betrieblichen Bewirtung wahrscheinlich mehr als geringfügig ist, beim CEO eingeholt werden.
4. Über alle dem Unternehmen oder den Mitarbeitern des Unternehmens angebotenen Formen betrieblicher Bewirtung ist ein genaues Verzeichnis zur Eintragung in das Register zu führen. Jeder Mitarbeiter, dem irgendeine Form betrieblicher Bewirtung angeboten wird, muss so bald wie nach vernünftigem Ermessen praktikabel Folgendes erfassen:
   1. eine Beschreibung der angebotenen Bewirtung;
   2. eine Schätzung des voraussichtlichen Werts der Bewirtung;
   3. ob sie abgelehnt oder angenommen wurde;
   4. falls sie angenommen wurde, warum sie angenommen wurde; und
   5. von wem die vorherige Genehmigung eingeholt wurde.

3. Annahme von Geschenken

1. Abgesehen von Geschenken mit geringem Wert, die lediglich symbolischen Charakter haben (wie Werbekugelschreiber, Kalender und Schreibwaren), ist es den Mitarbeitern von ComponentSource nicht gestattet, Geld oder Geschenke von Kunden, Lieferanten oder anderen mit dem Unternehmen verbundenen Dritten anzunehmen.
2. ComponentSource erkennt an, dass es außergewöhnliche Fälle geben kann, in denen die Ablehnung eines Geschenks erheblichen Anstoß oder Verlegenheit verursachen würde. In solchen Fällen kann das Geschenk angenommen und anschließend an eine vom Unternehmen gewählte Wohltätigkeitsorganisation gespendet oder, falls es sich um Lebensmittel oder Getränke handelt, mit den anderen Mitarbeitern geteilt werden.
3. Soweit praktikabel, sollte jeder Mitarbeiter, der ein Geschenk annehmen möchte, zunächst die Genehmigung seines Vorgesetzten einholen. Ist es nicht praktikabel, die vorherige Genehmigung einzuholen, sollte der annehmende Mitarbeiter seinen Vorgesetzten so bald wie möglich nach Erhalt des Geschenks informieren.
4. Über alle von Dritten dem Unternehmen oder den Mitarbeitern des Unternehmens angebotenen Geschenke ist ein genaues Verzeichnis zu führen, und es muss im „Register für Bewirtung und Geschenke“ („das Register“) abgelegt werden. Jeder Mitarbeiter, dem ein Geschenk angeboten wird, das nicht lediglich symbolischen Charakter hat, muss so bald wie nach vernünftigem Ermessen praktikabel Folgendes erfassen:
   1. eine Beschreibung des angebotenen Geschenks;
   2. eine Schätzung des Werts des angebotenen Geschenks;
   3. ob es abgelehnt oder angenommen wurde;
   4. falls es angenommen wurde, warum es angenommen wurde;
   5. ob eine vorherige Genehmigung eingeholt wurde, und wenn ja, von wem; und
   6. an wen es gespendet wird (siehe Unterabsatz 4d unten).

4. Register für Bewirtung und Geschenke

1. Das Register wird vom CFO geführt (für diesen Zweck „der Registrar“).
2. Alle Angebote von Geschenken oder Bewirtung müssen auf einem Register-Eintragsformular vermerkt werden, das beim Registrar erhältlich ist. Das Register-Eintragsformular muss vom Mitarbeiter unterzeichnet und von seinem Vorgesetzten gegengezeichnet werden, bevor es an den Registrar zurückgegeben wird.
3. Das Register-Eintragsformular muss so bald wie vernünftigerweise praktikabel ausgefüllt und innerhalb von 5 Arbeitstagen nach dem Angebot des Geschenks oder der Bewirtung beim Registrar eingereicht werden.
4. Es ist davon auszugehen, dass Fälle eintreten können, in denen ein von dem Unternehmen oder einem seiner Mitarbeiter angenommenes Geschenk zum Zeitpunkt der entsprechenden Eintragung in das Register noch nicht gespendet worden ist. In solchen Fällen muss das Register innerhalb von 5 Arbeitstagen ab dem Datum aktualisiert werden, an dem die Spende erfolgt.

5. Verstoß gegen diese Richtlinie

1. Die Einhaltung dieser Richtlinie ist für den Schutz des Rufs des Unternehmens und seiner Mitarbeiter unerlässlich. Jeder Mitarbeiter oder jede verbundene Person, bei der festgestellt wird, dass sie gegen diese Richtlinie oder ihre Grundsätze verstoßen hat, kann disziplinarischen Maßnahmen unterliegen, einschließlich der fristlosen Kündigung, wenn der Verstoß eine grobe Pflichtverletzung darstellt.
2. Jeder Mitarbeiter oder jede verbundene Person, bei der festgestellt wird, dass sie Bestechungsgelder anbietet oder annimmt oder einen ausländischen Amtsträger besticht, kann strafrechtlich verfolgt werden. Wer der Bestechung für schuldig befunden wird, haftet zusätzlich zu allen verhängten rechtlichen Strafen für alle damit verbundenen Folgekosten, wie etwa Verluste, Gerichtskosten oder Auslagen.

CSHGP 10/2025