Hinweisgeberschutzrichtlinie

Wir verpflichten uns, unsere Geschäftstätigkeit mit Ehrlichkeit und Integrität zu führen, und wir erwarten von allen Mitarbeitenden, dass sie hohe Standards gemäß unserem Verhaltenskodex einhalten. Allerdings sind alle Organisationen dem Risiko ausgesetzt, dass gelegentlich etwas schiefgeht, oder dass rechtswidriges oder unethisches Verhalten unbemerkt vorhanden ist. Eine Kultur der Offenheit und Verantwortlichkeit ist unerlässlich, um solche Situationen zu verhindern oder sie anzugehen, wenn sie eintreten.

Mitarbeitende können bei der ordnungsgemäßen Ausübung ihrer Aufgaben außerdem Zugang zu Informationen vertraulicher Natur haben oder mit solchen in Berührung kommen. Ihre Beschäftigungsbedingungen sehen vor, dass es Ihnen, außer bei ordnungsgemäßer Erfüllung Ihrer Aufgaben, untersagt ist, solche vertraulichen Informationen in jeglicher Form offenzulegen oder zu nutzen. Das Gesetz erlaubt es Mitarbeitenden jedoch, bestimmte Informationen als „geschützte Offenlegungen“ weiterzugeben. Um geschützt zu sein, muss sich eine Offenlegung auf einen bestimmten Sachverhalt beziehen und außerdem auf geeignete Weise erfolgen. Der Whistleblowing-Schutz gilt nur für eine Offenlegung, die nach vernünftigem Ermessen der offenlegenden Person im öffentlichen Interesse erfolgt.

1. Zweck der Richtlinie

Die Ziele dieser Richtlinie sind:

1. Mitarbeitende zu ermutigen, vermutetes Fehlverhalten so schnell wie möglich zu melden, in der Gewissheit, dass ihre Bedenken ernst genommen und gegebenenfalls untersucht werden und dass ihre Vertraulichkeit gewahrt wird.
2. Mitarbeitenden Hinweise dazu zu geben, wie sie diese Bedenken vorbringen können.
3. Mitarbeitende zu versichern, dass sie berechtigte Bedenken in gutem Glauben ohne Angst vor Repressalien äußern können sollten, auch wenn sich diese später als unbegründet erweisen.

2. Was ist Whistleblowing?

1. Whistleblowing ist die Offenlegung von Informationen, die sich auf vermutetes Fehlverhalten oder Gefahren am Arbeitsplatz beziehen. Dazu können gehören:
   1. strafbare Handlungen;
   2. Fehlurteile der Justiz;
   3. Gefahren für Gesundheit und Sicherheit;
   4. Schäden für die Umwelt;
   5. Nichteinhaltung gesetzlicher Verpflichtungen oder regulatorischer Anforderungen;
   6. Finanzbetrug oder Misswirtschaft;
   7. Verstöße gegen unsere internen Richtlinien und Verfahren einschließlich unseres Verhaltenskodex;
   8. Verhaltensweisen, die unserem Ruf wahrscheinlich erheblich schaden;
   9. unbefugte Offenlegung vertraulicher Informationen;
   10. das vorsätzliche Verbergen eines der oben genannten Sachverhalte.
2. Ein Whistleblower ist eine Person, die in gutem Glauben einen berechtigten Hinweis zu einem der oben genannten Punkte gibt. Wenn Sie berechtigte Bedenken im Zusammenhang mit vermutetem Fehlverhalten oder einer Gefahr haben, die unsere Aktivitäten betrifft (ein Whistleblowing-Anliegen), sollten Sie dies nach dieser Richtlinie melden.
3. Diese Richtlinie sollte nicht für Beschwerden verwendet werden, die Ihre eigenen persönlichen Umstände betreffen, wie etwa die Art und Weise, wie Sie am Arbeitsplatz behandelt wurden. In solchen Fällen sollten Sie gegebenenfalls das Beschwerdeverfahren oder die Richtlinie gegen Belästigung und Mobbing nutzen.
4. Wenn Sie unsicher sind, ob etwas in den Geltungsbereich dieser Richtlinie fällt, sollten Sie vertraulich den CFO um Rat fragen.

3. Ein Whistleblowing-Anliegen vorbringen

1. Wir hoffen, dass Sie in vielen Fällen etwaige Bedenken mit Ihrem direkten Vorgesetzten besprechen können. Sie können ihm dies persönlich mitteilen oder die Angelegenheit, wenn Sie möchten, schriftlich vorbringen. Möglicherweise kann mit Ihnen eine schnelle und wirksame Lösung gefunden werden. Wenn die Angelegenheit jedoch schwerwiegender ist, Sie das Gefühl haben, dass Ihr direkter Vorgesetzter Ihr Anliegen nicht aufgegriffen hat, oder Sie es aus irgendeinem Grund nicht mit ihm besprechen möchten, sollten Sie sich an den CFO oder CEO wenden.
2. Wir werden so bald wie möglich ein Treffen mit Ihnen arrangieren, um Ihr Anliegen zu besprechen. Sie können zu Gesprächen im Rahmen dieser Richtlinie eine Kollegin oder einen Kollegen mitbringen. Ihre Begleitperson muss die Vertraulichkeit Ihrer Offenlegung und jeder anschließenden Untersuchung wahren.
3. Wir werden eine schriftliche Zusammenfassung Ihres Anliegens anfertigen und Ihnen nach dem Gespräch eine Kopie zur Verfügung stellen. Wir werden außerdem versuchen, Ihnen mitzuteilen, wie wir mit der Angelegenheit vorgehen wollen.

4. Vertraulichkeit

1. Wir hoffen, dass Mitarbeitende sich nach dieser Richtlinie in der Lage fühlen, Whistleblowing-Bedenken offen zu äußern. Wenn Sie Ihr Anliegen jedoch vertraulich vorbringen möchten, werden wir alles tun, um Ihre Identität geheim zu halten. Falls diejenigen, die Ihr Anliegen untersuchen, Ihre Identität kennen müssen, werden wir dies mit Ihnen besprechen.
2. Wir ermutigen Mitarbeitende nicht, Offenlegungen anonym vorzunehmen. Eine ordnungsgemäße Untersuchung kann schwieriger oder unmöglich sein, wenn wir keine weiteren Informationen von Ihnen erhalten können. Außerdem ist es schwieriger festzustellen, ob Behauptungen glaubwürdig sind und in gutem Glauben erhoben wurden. Whistleblower, die sich wegen möglicher Repressalien Sorgen machen, falls ihre Identität bekannt wird, sollten ihre Bedenken mit dem CFO besprechen; anschließend können geeignete Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit ergriffen werden.

5. Externe Offenlegungen

1. Ziel dieser Richtlinie ist es, einen internen Mechanismus für die Meldung, Untersuchung und Behebung von Fehlverhalten am Arbeitsplatz bereitzustellen. In den meisten Fällen sollte es nicht notwendig sein, jemanden außerhalb des Unternehmens zu informieren.
2. Das Gesetz erkennt an, dass es unter bestimmten Umständen angemessen sein kann, Ihre Bedenken an eine externe Stelle wie eine Aufsichtsbehörde zu melden. Es wird nur sehr selten, wenn überhaupt, angemessen sein, die Medien zu informieren. Wir empfehlen Ihnen ausdrücklich, vor einer Meldung an externe Stellen Rat einzuholen.
3. Whistleblowing-Anliegen beziehen sich in der Regel auf das Verhalten unserer Mitarbeitenden, können sich aber manchmal auch auf das Handeln eines Dritten beziehen, etwa eines Kunden, Lieferanten oder Dienstleisters. Das Gesetz erlaubt es Ihnen, in gutem Glauben ein Anliegen gegenüber einem Dritten vorzubringen, wenn Sie vernünftigerweise davon ausgehen, dass es sich hauptsächlich auf dessen Handlungen oder auf etwas bezieht, für das er rechtlich verantwortlich ist. Wir empfehlen jedoch, solche Anliegen zunächst intern zu melden. Wenden Sie sich dafür an Ihren direkten Vorgesetzten oder den CFO.

6. Untersuchung und Ergebnis

1. Sobald Sie ein Anliegen vorgebracht haben, werden wir eine erste Bewertung durchführen, um den Umfang einer möglichen Untersuchung festzulegen. Wir werden Sie über das Ergebnis unserer Bewertung informieren. Möglicherweise werden Sie gebeten, an weiteren Gesprächen teilzunehmen, um zusätzliche Informationen bereitzustellen.
2. In einigen Fällen können wir einen Ermittler oder ein Ermittlerteam ernennen, darunter Mitarbeitende mit einschlägiger Erfahrung in Untersuchungen oder Spezialwissen zum betreffenden Thema. Die Ermittler können Änderungen empfehlen, damit wir das Risiko künftigen Fehlverhaltens minimieren können.
3. Wir werden uns bemühen, Sie über den Fortschritt der Untersuchung und den voraussichtlichen Zeitrahmen auf dem Laufenden zu halten. Manchmal kann uns jedoch das Erfordernis der Vertraulichkeit daran hindern, Ihnen konkrete Einzelheiten der Untersuchung oder gegebenenfalls ergriffene disziplinarische Maßnahmen mitzuteilen. Sie sollten alle Informationen über die Untersuchung vertraulich behandeln.
4. Wenn wir zu dem Schluss kommen, dass ein Whistleblower vorsätzlich, in bösem Glauben oder in der Absicht persönlichen Vorteils falsche Behauptungen aufgestellt hat, unterliegt dieser disziplinarischen Maßnahmen.

7. Wenn Sie nicht zufrieden sind

1. Auch wenn wir das von Ihnen gewünschte Ergebnis nicht immer garantieren können, werden wir versuchen, Ihr Anliegen fair und angemessen zu behandeln. Mit der Nutzung dieser Richtlinie können Sie uns dabei unterstützen, dies zu erreichen.
2. Wenn Sie mit der Art und Weise unzufrieden sind, wie Ihr Anliegen behandelt wurde, können Sie dies beim CFO vorbringen. Alternativ können Sie sich an den CEO wenden.

8. Schutz und Unterstützung für Whistleblower

1. Es ist verständlich, dass Whistleblower sich manchmal wegen möglicher Folgen Sorgen machen. Wir möchten Offenheit fördern und unterstützen Mitarbeitende, die nach dieser Richtlinie berechtigte Anliegen in gutem Glauben vorbringen, auch wenn sich diese später als unbegründet herausstellen.
2. Mitarbeitende dürfen infolge eines in gutem Glauben vorgebrachten Anliegens keinen nachteiligen Maßnahmen ausgesetzt sein. Nachteilige Maßnahmen umfassen Kündigung, disziplinarische Maßnahmen, Drohungen oder andere ungünstige Behandlungen im Zusammenhang mit der Vorbringung eines Anliegens. Wenn Sie glauben, einer solchen Behandlung ausgesetzt gewesen zu sein, sollten Sie den CFO unverzüglich informieren. Wenn die Angelegenheit nicht behoben wird, sollten Sie sie formell unter Nutzung unseres Beschwerdeverfahrens vorbringen.
3. Mitarbeitende dürfen Whistleblower in keiner Weise bedrohen oder sich an ihnen rächen. Jede Person, die an einem solchen Verhalten beteiligt ist, unterliegt disziplinarischen Maßnahmen.

CSWBP 10/2025