Política de hospitalidad y regalos corporativos

1. Introducción

ComponentSource Group reconoce que la confianza en la corrección de sus actividades es esencial para su éxito y crecimiento continuos. Con el fin de fomentar la confianza que clientes, proveedores, trabajadores y la comunidad en general tienen en ComponentSource, es importante que la Empresa, sus empleados y agentes se comporten, y se perciba que se comportan, de manera adecuada y honesta en todo momento.

Esta Política de Hospitalidad Corporativa y Regalos tiene como objetivo:

1. Proteger la reputación de la Empresa;
2. Proteger a los empleados frente a acusaciones de impropiedad;
3. Garantizar que todos los clientes y proveedores sean tratados en igualdad de condiciones;
4. Avoid any potential conflicts between employees’ private interests and professional duties;
5. Fomentar una sólida cultura anticorrupción en la Empresa e implantar un proceso de seguimiento de regalos y hospitalidad para reforzar el cumplimiento de toda la legislación pertinente contra el soborno.

Se advierte a los empleados que, sin perjuicio de lo establecido en esta Política, cuando exista cualquier duda sobre la admisibilidad o corrección de aceptar un regalo u oferta de hospitalidad, deberán rechazar dicha oferta. No debe aceptarse nada que pueda desacreditar a la Empresa.

2. Hospitalidad

1. “Corporate Hospitality”, a los efectos de esta política, es cualquier forma de alojamiento, entretenimiento u otra hospitalidad proporcionada a un empleado de la Empresa por un tercero y que se ofrece al empleado únicamente o de forma significativa debido a su cargo como representante de la Empresa. Esto excluye las clases de hospitalidad detalladas en el párrafo b siguiente.
2. A los efectos de esta política y para mayor claridad, normalmente no se consideran Corporate Hospitality y no requerirán aprobación previa antes de su aceptación:
   1. Comidas de trabajo normales o refrigerios proporcionados durante una visita de negocios;
   2. Hospitalidad ofrecida a empleados que asistan a un seminario, conferencia u otro evento externo aprobado por la Empresa, siempre que dicha hospitalidad se ofrezca a todos los asistentes;
   3. Beneficios derivados de programas de viajero frecuente, obtenidos durante viajes pagados por la Empresa;
   4. Seminarios, charlas o talleres gratuitos, siempre que sean gratuitos para todos los asistentes y no se proporcionen únicamente para empleados de la Empresa.
3. Todos los empleados deben obtener aprobación antes de aceptar cualquier forma de Corporate Hospitality que se les ofrezca. La aprobación debe solicitarse a su Manager o, cuando el valor de la Corporate Hospitality probablemente sea superior al meramente nominal, al CEO.
4. Debe mantenerse un registro exacto de toda Corporate Hospitality ofrecida a la Empresa o a empleados de la Empresa para su anotación en el Register. Cualquier empleado al que se le ofrezca cualquier forma de Corporate Hospitality debe registrar, tan pronto como sea razonablemente practicable:
   1. Una descripción de la hospitalidad ofrecida;
   2. Una estimación del valor probable de la hospitalidad;
   3. Si fue rechazada o aceptada;
   4. Si fue aceptada, por qué se aceptó; y
   5. De quién se obtuvo la aprobación previa.

3. Recepción de Regalos

1. Salvo los regalos de bajo valor y que sean meros obsequios simbólicos (como bolígrafos promocionales, calendarios y material de papelería), los empleados de ComponentSource no están autorizados a aceptar dinero ni regalos de clientes, proveedores u otros terceros relacionados con la Empresa.
2. ComponentSource reconoce que puede haber casos excepcionales en los que rechazar un regalo cause una ofensa o incomodidad significativa. En tales casos, el regalo puede aceptarse y posteriormente donarse a una entidad benéfica elegida por la Empresa o, si se trata de comida o bebida, compartirse con otros empleados.
3. Cuando sea posible, cualquier empleado que considere aceptar un regalo debe solicitar primero la aprobación de su Manager. Si no fuera posible obtener aprobación previa, el empleado que lo reciba deberá informar a su Manager lo antes posible después de recibir el regalo.
4. Debe mantenerse un registro exacto de todas las ofertas de regalos realizadas a la Empresa o a empleados de la Empresa por terceros, y debe archivarse en el “Hospitality and Gifts Register” (“the Register”). Cualquier empleado al que se le ofrezca un regalo que no sea meramente un obsequio simbólico debe registrar, tan pronto como sea razonablemente practicable:
   1. Una descripción del regalo ofrecido;
   2. Una estimación del valor del regalo ofrecido;
   3. Si fue rechazado o aceptado;
   4. Si fue aceptado, por qué se aceptó;
   5. Si se obtuvo aprobación previa y, en caso afirmativo, de quién; y
   6. A quién se dona (véase el subpárrafo 4d más abajo).

4. Register de Hospitalidad y Regalos

1. El Register estará a cargo del CFO (a estos efectos, “the Registrar”).
2. Todas las ofertas de regalos o hospitalidad deben registrarse en un Register Entry Form, disponible a través de the Registrar. El Register Entry Form debe estar firmado por el empleado y contrafirmado por su Manager antes de devolverse a the Registrar.
3. El Register Entry Form debe completarse tan pronto como sea razonablemente practicable y presentarse a the Registrar en un plazo de 5 días laborables desde la oferta del regalo o la hospitalidad.
4. Se prevé que puedan darse casos en los que un regalo aceptado por la Empresa o por uno de sus empleados no haya sido donado en el momento en que se haga la anotación correspondiente en el Register. En tales casos, el Register debe actualizarse en un plazo de 5 días laborables desde la fecha en que se realice la donación.

5. Incumplimiento de esta Política

1. El cumplimiento de esta política es esencial para proteger la reputación de la Empresa y la de sus empleados. Cualquier empleado o persona asociada que se constate que ha actuado en contravención de esta política o de sus principios podrá estar sujeto a medidas disciplinarias, incluido el despido sumario cuando el incumplimiento constituya una falta grave.
2. Cualquier empleado o persona asociada que sea descubierta dando o recibiendo sobornos o sobornando a un funcionario extranjero puede enfrentarse a cargos penales. Toda persona declarada culpable de soborno será responsable, además de cualesquiera sanciones legales impuestas, de cualquier coste correctivo relacionado, como pérdidas, costas judiciales o gastos.

CSHGP 10/2025